Saat menulis surat bisnis, Anda harus menggunakan nada percakapan dan format yang tepat, dan Anda harus singkat. Rencanakan surat Anda sebelum Anda menulis dengan membuat daftar area atau subjek utama yang akan dimasukkan serta insiden atau detail spesifik apa pun. Kemudian tentukan urutan logis untuk mengatasi masalah tersebut. Secara singkat merujuk pada korespondensi atau percakapan sebelumnya di paragraf pertama, lalu langsung ke tujuan surat bisnis. Nyatakan dengan jelas tindakan tindak lanjut apa pun di paragraf terakhir.
Nada
Gunakan nada yang menyenangkan, terutama jika surat bisnis berisi tindakan negatif atau tanggapan negatif. Tunjukkan penghargaan atas bagaimana penerima telah membantu Anda, jika berlaku. Di paragraf terakhir, ucapkan terima kasih kepada penerima atas waktu, pertimbangan, atau usahanya. Tanpa terlalu pribadi, cobalah menggunakan nada yang ramah dan penuh kasih untuk surat bisnis. Jika Anda atau perusahaan Anda telah melakukan kesalahan, jujurlah dalam mengakui kesalahan.
Untuk menghindari kecenderungan menulis terlalu formal dalam surat bisnis, gunakan singkatan seperti yang biasa digunakan dalam berbicara. Juga, sertakan kata ganti orang — seperti “saya”, “kami”, dan “milik kami” — alih-alih pilihan yang lebih formal seperti “perusahaan.” Singkat. Misalnya, alih-alih menulis “Kami menerima korespondensi Anda mengenai …” cukup tulis “Kami menerima ….” Frasa yang sangat formal lebih sesuai untuk jenis dokumen hukum atau korespondensi tertentu daripada dalam surat bisnis sederhana.
dibentuk
Gunakan format yang tepat untuk surat bisnis. Gaya blok adalah yang paling sederhana. Dalam huruf bergaya blok, semua bagian dimulai dari margin kiri, tanpa lekukan.
Urutan Komponen Utama
Jika Anda menggunakan alat tulis kop surat dengan nama perusahaan atau pribadi Anda tercetak di bagian atas, Anda tidak perlu mengetikkan nama dan alamat Anda. Jika Anda tidak menggunakan kop surat, ketik alamat Anda di bagian atas halaman. Anda harus menghindari penggunaan alat tulis mewah atau kertas berwarna untuk sebagian besar surat bisnis.
Kira-kira tiga sampai 10 baris setelah alamat Anda atau di bawah kop surat yang dicetak, ketik tanggalnya, dan pastikan untuk mengeja bulannya. Empat baris di bawah tanggal, ketik alamat dalam. Alamat dalam berisi nama lengkap penerima, alamat jalan, kota dan kode pos, dengan masing-masing pada baris terpisah. Biarkan satu baris kosong di antara baris terakhir alamat dan salam. Salam umumnya dalam format “Dear Mr. Smith” atau “Dear Mrs. Jones” — menggunakan nama belakang penerima yang sebenarnya alih-alih contoh ini, tentu saja — diikuti dengan titik dua.
Satu baris kosong memisahkan setiap paragraf dalam surat itu. Ketik penutup, seperti “Hormat Anda” atau “Salam.” Gunakan koma setelah penutupan.
Meninggalkan tiga atau empat baris kosong untuk tanda tangan, ketik nama Anda. Tempatkan jabatan Anda, jika diinginkan, di bawah nama Anda. Jika Anda menyertakan lampiran atau lampiran dalam surat bisnis Anda, ketikkan kata yang sesuai — “Lampiran” atau “Lampiran” — setelah baris kosong di bawah nama atau judul yang Anda ketik.
Koreksi cetakan percobaan
Periksa surat bisnis Anda setelah menulisnya untuk memverifikasi bahwa semuanya benar dan lengkap, termasuk semua tanggal dan jumlah uang apa pun. Koreksi surat untuk kesalahan ketik atau tata bahasa. Mintalah orang lain membaca surat Anda sebelum mengirimnya, dan jangan lupa untuk menandatangani surat itu dengan pena tinta biru atau hitam.