Perencana acara, juga dikenal sebagai konsultan atau koordinator acara, adalah seorang profesional yang bertugas merencanakan acara khusus, menyinkronkan, dan mengawasi semua detail. Kebanyakan orang memilih perencana acara untuk urusan besar yang membutuhkan banyak koordinasi, seperti pernikahan, ulang tahun besar, atau acara perusahaan. Meskipun menyewa perencana acara adalah biaya tambahan, seorang profesional yang baik dapat membantu Anda merencanakan pesta yang sempurna sesuai dengan anggaran Anda. Kebanyakan perencana acara memiliki koneksi dengan vendor dan perusahaan dan bisa mendapatkan penawaran khusus, menghemat ribuan dolar dari harga eceran.
Sebelum memilih perencana acara, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan. Langkah pertama adalah memperhitungkan seberapa besar kekuatan yang ingin Anda berikan. Seorang perencana acara dapat mengambil peran pasif, hanya menawarkan bimbingan dari luar, yang merupakan pilihan sempurna jika Anda ingin orang lain melakukan pekerjaan kaki tetapi ingin memiliki keputusan terakhir tentang keputusan penting. Perencana acara juga bisa menjadi asisten layanan lengkap, mengelola semuanya mulai dari penganggaran hingga pengawasan di tempat.
Untuk menemukan perencana acara, tanyakan pada kamar dagang setempat atau cari online untuk daftar profesional yang tersedia di kota pilihan Anda. Perencana acara terkadang bekerja dengan tempat tertentu, jadi tanyakan di sekitar untuk melihat apakah klub lokal atau manajer restoran memiliki seseorang untuk direkomendasikan. Fotografer dan katering juga harus dapat merekomendasikan perencana acara yang baik, karena mereka mungkin telah melihat ahlinya beraksi.
Setelah Anda memiliki daftar perencana acara potensial, wawancarai masing-masing dan minta informasi tentang acara masa lalu yang pernah mereka tangani. Beberapa perencana mungkin memiliki portofolio dengan foto, sementara yang lain mungkin hanya memberi Anda referensi dari klien sebelumnya. Jangan menganggap kurangnya portofolio sebagai indikasi kualitas yang lebih rendah – banyak perencana acara tidak membutuhkannya.
Karena perencana acara akan bertanggung jawab untuk membeli persediaan dan membayar deposit, Anda harus sering memberikan nomor kartu kredit untuk dia gunakan. Pastikan Anda memilih perencana acara yang Anda percaya dan merasa nyaman dengannya, jadi ini tidak berubah menjadi masalah pertengkaran.