Prosedur yang tepat untuk memberhentikan seseorang dari pekerjaan tergantung pada alasan untuk melakukannya. Prosedur pemberhentian untuk pemecatan atau pemecatan melibatkan memastikan bahwa alasan pemecatan itu sah, memberikan alasan tertulis untuk pemecatan, memberikan pemberitahuan yang sesuai, dan memberi tahu instansi pemerintah terkait dalam beberapa kasus. Pemecatan karena kesalahan atau kinerja yang buruk mencakup langkah-langkah tersebut, serta langkah-langkah tambahan penyelidikan, sidang disiplin, dan memungkinkan untuk dokumentasi yang tepat. Sangat hati-hati harus diambil untuk mengikuti prosedur surat, baik untuk menghindari potensi ketidakadilan terhadap karyawan dan untuk mengurangi kemungkinan litigasi di kemudian hari.
Alasan pemberhentian harus ditinjau secara objektif oleh beberapa pihak sebelum dilanjutkan. Hal ini untuk memastikan bahwa perbedaan pribadi antara atasan dan bawahannya tidak menjadi alasan pemecatan. Selain itu, dalam kasus pelanggaran dan kinerja yang buruk, keputusan akhir tidak boleh dibuat sampai setelah karyawan memiliki kesempatan untuk menanggapi tuduhan dalam sidang disipliner.
Setelah alasan pemecatan ditetapkan sah, disarankan untuk memberi tahu karyawan tentang pemecatan dalam pertemuan pribadi, dan memberinya surat yang menjelaskan alasan pemecatan. Surat yang dicetak menambah keaslian prosedur dan memberikan dokumentasi yang konkret. Setidaknya satu salinan tambahan dari surat itu harus diajukan oleh perusahaan untuk tujuan ini.
Untuk mempertahankan prosedur pemecatan yang benar, karyawan harus diberi pemberitahuan terlebih dahulu tentang penghentiannya sebelum tanggal yang sebenarnya. Jangka waktu biasanya tergantung pada lamanya waktu karyawan tersebut bekerja untuk perusahaan tersebut, dengan kebijakan yang biasa diberikan setidaknya satu minggu pemberitahuan per tahun. Untuk karyawan kontrak atau dalam kasus di mana kebijakan tersebut tidak berlaku, pemberitahuan yang wajar tetap harus diberikan kepada karyawan tersebut, dengan mempertimbangkan tingkat tanggung jawabnya.
Pemecatan ringkasan adalah pemecatan di mana tidak ada pemberitahuan terlebih dahulu yang diberikan, dan tidak ada pembayaran yang diberikan setelah hari pemecatan. Pemecatan semacam itu telah diketahui terjadi dalam kasus-kasus pelanggaran berat. Akan tetapi, disarankan untuk tetap memberikan pemberitahuan bila memungkinkan, karena pemecatan mendadak dapat terbukti mahal dalam jangka panjang jika karyawan yang dirugikan harus memilih untuk membawanya ke pengadilan. Pengadilan ketenagakerjaan telah diketahui memutuskan bahwa pemecatan mendadak secara prosedural tidak adil.
Dapat diterima jika karyawan tersebut melanjutkan pekerjaannya selama sisa masa kerjanya. Tergantung pada alasan pemecatan, karyawan juga mungkin tidak lagi melapor untuk bekerja, meskipun ia masih akan menerima gaji sampai tanggal resmi pemberhentiannya. Jika diatur dalam kontrak, seorang karyawan juga dapat diminta untuk tinggal di rumah sampai tanggal pemutusan hubungan kerja, dengan ketentuan bahwa ia harus masuk kerja jika diperlukan selama periode pemberitahuan.
Ketika lebih dari 20 karyawan diberhentikan secara bersamaan karena PHK, prosedur pemecatan yang tepat menuntut agar perusahaan memberi tahu biro pemerintah terkait yang mengatur ketenagakerjaan, serta perwakilan tenaga kerja yang sesuai. Karyawan yang bersangkutan harus diperingatkan sebelumnya, dan bahkan dapat dikonsultasikan mengenai keputusan tersebut. Karyawan juga dapat mengajukan banding atas keputusan tersebut dalam beberapa keadaan.
Prosedur pemecatan untuk kasus-kasus pelanggaran dan kinerja yang buruk memerlukan langkah-langkah tambahan sebelum memberi tahu karyawan tentang pemecatannya. Investigasi pertama-tama harus dilakukan, di mana aktivitas karyawan ditempatkan di bawah pengamatan dan didokumentasikan. Mengingat penyebabnya, sidang disipliner biasanya akan dijadwalkan dan karyawan tersebut diberitahu tentang sidang sebelumnya.
Karyawan tersebut kemudian harus diberikan salinan bukti yang berlaku sebelumnya, dan diberitahu bahwa dia berhak untuk membawa perwakilan ke persidangan. Setelah sidang dimulai, bukti akan diajukan untuk mendukung tuduhan pelanggaran atau kinerja buruk dari pihak karyawan. Karyawan tersebut kemudian akan memiliki kesempatan untuk menanggapi tuduhan tersebut, dan memberikan bukti apa pun yang mungkin dia miliki untuk mendukung tanggapannya sendiri.
Komite pada sidang disipliner kemudian harus meninjau tanggapan karyawan dan memasukkannya ke dalam keputusan akhir mereka. Jika keputusannya adalah untuk memberhentikan karyawan, karyawan memiliki hak untuk mengajukan banding atas keputusan tersebut. Jika masih harus berakhir dengan pemecatan, prosedur pemecatan yang diuraikan di atas juga harus diterapkan untuk kasus-kasus pelanggaran dan kinerja yang buruk. Perusahaan harus menyimpan salinan semua dokumen pendukung dan bukti yang relevan dengan prosedur.