Lead time terdiri dari semua langkah atau operasi yang terkandung dalam jalur kritis untuk menghasilkan produk atau melakukan layanan. Langkah-langkah tersebut dapat dievaluasi pada setiap titik dalam proses, dari saat pesanan ditempatkan hingga pengirimannya. Berbagai jenis organisasi dapat menggunakan elemen yang berbeda dalam perhitungannya. Banyak organisasi berusaha mengurangi waktu tunggu untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya.
Dalam konteks penentuan lead time, jalur kritis mengacu pada operasi berurutan tanpa jeda waktu di antaranya. Langkah-langkah ini tidak dapat memakan waktu lebih lama dari yang direncanakan tanpa mempengaruhi jadwal. Lead time untuk berbagai produk atau layanan sering dihitung oleh program perangkat lunak, seperti aplikasi Enterprise Resource Planning (ERP), dan didasarkan pada informasi yang diberikan oleh organisasi. Perhitungan lead time sering kali mencakup penggunaan safety stock dan waktu yang dibutuhkan untuk operasi.
Elemen spesifik yang digunakan dalam menentukan waktu tunggu dapat bervariasi tergantung pada jenis produk atau layanan yang dikirimkan. Misalnya, perusahaan rantai pasokan dapat menyimpan dan mengirimkan produk dan persediaan. Dalam hal ini, lead time dapat terdiri dari waktu yang dibutuhkan untuk memesan produk, mengirim dari pemasok, menerima dan menyimpan produk, memproses pesanan pelanggan, memilih produk, dan mengemas dan mengirim ke pelanggan.
Untuk perusahaan manufaktur, waktu tunggu produksi mungkin jauh lebih kompleks. Manufaktur lead time dapat mencakup menempatkan pesanan, waktu manufaktur, dan jaminan kualitas. Waktu untuk mengemas dan mengirim ke pelanggan juga dapat ditambahkan.
Perusahaan jasa sering mengirim perwakilan ke lokasi pelanggan untuk melakukan layanan, seperti perbaikan peralatan. Untuk jenis perusahaan ini, lead time dapat mencakup waktu yang dibutuhkan untuk memasukkan pesanan pelanggan, menjadwalkan perwakilan layanan, dan melakukan layanan. Perhitungan mungkin memperhitungkan pekerjaan yang dijadwalkan sebelumnya dan waktu perjalanan ke lokasi pelanggan.
Pengurangan lead time menawarkan sejumlah manfaat. Bagi perusahaan yang menyimpan persediaan, dapat menurunkan biaya karena organisasi dapat memberikan lebih sedikit modal untuk mendanai persediaan. Inventaris yang lebih rendah juga membantu melindungi organisasi dari risiko kehilangan, kerusakan, atau keusangan. Perusahaan jasa dapat menggunakan orang-orang jasa mereka secara lebih efisien, dan dengan demikian dapat meningkatkan margin keuntungan mereka. Sebuah organisasi yang telah mengurangi lead timenya juga lebih mampu beradaptasi dengan perubahan permintaan pelanggan dan mengakomodasi permintaan darurat.
Organisasi berusaha untuk mendapatkan manfaat ini dengan menganalisis proses mereka untuk peluang mengurangi waktu siklus. Mereka juga dapat menemukan operasi yang tidak dibutuhkan yang dapat dihilangkan. Dengan mengurangi waktu tunggu, organisasi dapat fokus pada pemeliharaan operasi yang menambah nilai bagi pelanggan mereka.