Siaran pers dimaksudkan untuk menyampaikan informasi tentang peristiwa yang akan datang atau sedang berlangsung atau untuk membuat pernyataan lain kepada media. Saat menulis siaran pers, perlu diingat bahwa banyak sumber media menerima siaran pers dalam jumlah besar setiap hari, jadi penting untuk menjaga agar informasi tetap ringkas, menarik, dan akurat. Siaran pers adalah pengait, dan rilis faktual yang ditulis dengan baik akan menghasilkan publisitas positif. Saat menulis siaran pers, adalah ide yang bagus untuk memikirkan cara Anda dalam pikiran seorang reporter, memastikan bahwa informasi yang relevan diuraikan dengan jelas dengan cara yang tidak terlalu promosi.
Aturan pemformatan umum untuk siaran pers termasuk menggunakan font yang jelas terbaca dan bersih seperti Times New Roman atau Arial, ukurannya tepat, dan spasi ganda. “SIARAN PERS” harus diletakkan di tengah dan ditulis dalam huruf tebal di bagian atas dokumen sehingga pandangan sekilas akan mengungkapkan sifat komunikasi. Siaran pers harus selalu dikirim dengan kop surat perusahaan, dengan informasi kontak tercantum di bagian atas dan bawah. Jika kop surat perusahaan tidak tersedia, logo perusahaan harus ditambahkan sehingga dokumen tersebut jelas merupakan komunikasi resmi. Siaran pers harus selalu diperiksa untuk kesalahan ejaan dan tata bahasa untuk memastikan bahwa mereka membuat kesan positif pada penerima.
Siaran pers menyajikan potongan informasi dengan cara yang mudah diakses. Siaran pers harus diawali dengan tajuk singkat, seperti tajuk utama di surat kabar. Header adalah kesempatan untuk menarik jurnalis dan menarik minatnya pada konten lainnya. Tetap singkat, informatif, dan menarik. “Temui penulis terkenal Howard Zinn di resepsi koktail pada 16 Desember” bukanlah judul yang bagus, karena terlalu bertele-tele; “Anda Diundang ke Resepsi dengan Howard Zinn” lebih baik.
Setelah tajuk, paragraf pertama harus merinci dengan cepat siapa, apa, di mana, kapan, mengapa, dan bagaimana siaran pers. Bagian dari siaran pers ini adalah bagian yang sesuai dalam contoh kami untuk merinci bahwa acara tersebut adalah resepsi koktail di Perpustakaan Hoover pada hari Selasa pukul 7. Menarik minat pembaca sehingga dia tertarik lebih detail, termasuk dalam paragraf kedua. Dalam contoh kita, paragraf kedua mungkin merinci kredensial Howard Zinn, alasan penerimaan, dan perincian lain yang menyempurnakan laporan. Akhirnya, tutup dengan paragraf singkat yang mengakhiri rilis dan mengulangi informasi terkait.