Terkadang konsumen perlu menulis surat sengketa kartu kredit kepada penerbit kartu kredit sehubungan dengan konflik yang tidak dapat diselesaikan. Namun, konsumen hanya boleh menggunakan ini, setelah terlebih dahulu berbicara dengan penerbit. Jika metode ini tidak memberikan solusi untuk perbedaan tersebut, seperti tagihan duplikat atau tidak sah, maka konsumen harus menulis surat dalam waktu 60 hari sejak tanggal laporan tagihan yang salah.
Untuk menulis surat sengketa kartu kredit, konsumen harus memiliki salinan semua kwitansi penjualan yang terkait dengan informasi penagihan yang salah. Ini sangat penting ketika menangani tanda terima dari pompa bensin dan restoran, seperti dalam kasus ketika pelayan salah mengartikan tip. Informasi lain yang diperlukan konsumen untuk mengajukan surat sengketa kartu kredit termasuk tanggal kesalahan transaksi, nama pedagang yang memproses transaksi, alamat pedagang, dan nilai tagihan yang dipermasalahkan.
Menulis surat sengketa kartu kredit yang sebenarnya memerlukan penjelasan mengapa biaya terkait salah dan langkah apa yang telah diambil sejauh ini untuk mengatasi masalah tersebut. Disarankan agar konsumen menulis surat dengan tangan untuk keasliannya. Selain itu, konsumen harus mencoba dan menulis dengan nada aktif, menggunakan kata-kata yang kuat seperti salah dan tidak dapat diverifikasi. Baik meluangkan waktu untuk menulis surat dengan tangan, maupun menggunakan bahasa yang tepat dan kuat, dapat membuat perusahaan kartu kredit menangani perselisihan lebih serius.
Juga diperlukan adalah tanggal dan tanda tangan pribadi. Konsumen juga harus memeriksa dengan penerbit kartu kredit untuk memastikan tidak ada informasi yang diperlukan yang tertinggal, karena perusahaan tertentu mungkin memiliki barang tambahan yang dibutuhkan. Jika ada beberapa perselisihan, maka mereka masing-masing memerlukan surat tersendiri.
Setelah menyiapkan surat sengketa kartu kredit, konsumen harus menunggu setidaknya dua minggu sebelum mengambil tindakan lebih lanjut, seperti menelepon perusahaan kartu kredit. Biasanya penerbit kartu kredit membutuhkan waktu 30 hari untuk membalas, tetapi menurut undang-undang federal, perusahaan harus menyelesaikan masalah dalam dua siklus penagihan, atau paling lama 90 hari.
Perusahaan kartu kredit biasanya akan menyelesaikan sengketa kartu kredit dengan mengkredit rekening konsumen. Dalam hal perusahaan menolak surat konsumen, konsumen dapat mengajukan gugatan sengketa kartu kredit. Opsi ini hanya boleh dilakukan jika nilai yang salah lebih dari $250 Dolar AS (USD), karena jika tidak, biaya pengadilan yang terkait kemungkinan akan jauh lebih besar daripada nilai yang salah.