Praktikum adalah posisi kerja formal yang serupa dengan magang yang, seperti halnya pekerjaan lain, memerlukan surat pengantar. Untuk menulis surat praktikum, individu harus mendapatkan data tentang posisi dan perusahaan, membandingkan kebutuhan perusahaan dengan apa yang dapat mereka berikan, menyertakan informasi kontak, menjelaskan mengapa mereka menulis dan bagaimana mereka memenuhi syarat, bagaimana mereka akan memenuhi tuntutan pekerjaan. praktikum, meminta wawancara sambil mengundang korespondensi, dan memberikan penutupan formal yang merinci lampiran apa pun. Ini tidak jauh berbeda dengan menulis surat lamaran pekerjaan umum. Panjang surat tidak boleh lebih dari satu sampai dua halaman.
Surat praktikum, seperti halnya surat lamaran pekerjaan lainnya, selalu harus disesuaikan dengan organisasi atau instansi tempat orang tersebut ingin bekerja. Dengan demikian, langkah pertama dalam menulis salah satu dokumen tersebut adalah untuk mendapatkan informasi tidak hanya tentang posisi praktikum yang tersedia, tetapi juga tentang perusahaan atau instansi secara umum. Melihat produk dan layanan perusahaan, pernyataan misi bisnis, dan bahkan harga saham perusahaan saat ini adalah cara yang baik untuk memastikan bagaimana bisnis berjalan dan bagaimana tugas praktikum sesuai dengan cakupan keseluruhan tujuan agensi.
Selanjutnya, lihat postingan praktikum secara mendalam, mengidentifikasi keterampilan, pengetahuan, atau kemampuan yang tepat yang harus dimiliki oleh kandidat yang berhasil untuk posisi tersebut. Hal ini memungkinkan seseorang untuk membandingkan apa yang diinginkan perusahaan dengan apa yang dapat dia tawarkan. Tujuannya adalah untuk menunjukkan kepada perusahaan bahwa kandidat tersebut cocok dengan pendidikan dan pengalamannya.
Setelah seseorang mengetahui keterampilan, pengetahuan dan kemampuan yang dia miliki yang sesuai dengan persyaratan perusahaan, saatnya untuk menuju ke penulisan fisik surat praktikum. Sebagai korespondensi formal, dokumen harus memiliki margin satu inci, memiliki font minimal 12 poin, dan menggunakan paragraf blok dengan spasi satu baris. Informasi kontak kandidat harus dicantumkan, baik kiri kanan di bagian atas surat atau kiri rata di bawah nama kandidat yang diketik di bagian bawah. Informasi kontak penerima selalu berada di atas, di bawah alamat kandidat jika disediakan. Surat itu juga harus memiliki tanggal dan baris subjek, serta salam pembuka yang ditujukan kepada orang tertentu.
Paragraf pertama surat praktikum berfungsi untuk menjelaskan tujuan surat dan bagaimana calon mendengar tentang posisi praktikum. Paragraf ini juga menyatakan minat bekerja untuk perusahaan. Paragraf kedua adalah tempat kandidat dapat menjelaskan secara lebih rinci tentang pendidikan, pengalaman, dan keterampilannya, menghubungkannya dengan apa yang dibutuhkan perusahaan dari pelamar. Beberapa bagian ini dapat diungkapkan dengan poin-poin jika diinginkan, tetapi isinya selalu harus menggambarkan apa yang telah dicapai atau dapat dilakukan oleh kandidat dan dengan siapa, daripada siapa kandidatnya — yaitu, menggunakan kata kerja, bukan kata sifat dan frasa kata sifat.
Setelah jelas bahwa kandidat memenuhi syarat dan cocok untuk posisi praktikum, kandidat harus mengklarifikasi rincian praktikum, seperti tanggal mulai dan berakhir atau persyaratan gelar. Dia harus menjelaskan bagaimana dia dapat mematuhi rincian ini, seperti menerima gelar sarjana sebulan sebelum dimulainya sesi praktikum. Jika ada potensi konflik, kandidat harus mendiskusikan bagaimana dia berniat untuk menyelesaikan masalah tersebut.
Paragraf terakhir dari surat praktikum menyatakan bahwa, mengingat semua hal lain yang telah dibahas kandidat, dia merasa cocok untuk praktikum dan akan menikmati kesempatan untuk wawancara untuk pekerjaan itu. Bagian ini juga mengucapkan terima kasih kepada penerima karena telah meluangkan waktu untuk membaca dan mempertimbangkan surat tersebut, menjelaskan cara terbaik untuk menghubungi kandidat. Jika posting praktikum membutuhkan resume atau dokumentasi lain untuk melamar posisi tersebut, paragraf terakhir mencatat bahwa barang-barang ini juga disertakan dengan surat itu.
Unsur terakhir dari surat praktikum adalah kalimat penutup, seperti “Hormat kami”, nama lengkap calon peserta, dan garis lampiran yang menunjukkan jumlah atau jenis lampiran, jika ada. Setelah memasukkan elemen-elemen ini, kandidat harus mengoreksi surat untuk kesalahan ketik dan tata bahasa. Pada titik ini, surat sudah siap untuk dicetak dan dikirim.