Menulis surat pesangon yang baik mengharuskan Anda mengingat kewajiban Anda terhadap diri sendiri atau perusahaan Anda, kepada karyawan Anda, dan terhadap undang-undang perburuhan. Meninjau kebijakan perusahaan Anda tentang perjanjian non-persaingan, kerahasiaan, pembayaran pesangon, dan kontrak serikat pekerja apa pun yang berlaku adalah langkah penting sebelum duduk untuk menulis surat pesangon. Pastikan untuk menghindari bahasa yang mungkin bersifat diskriminatif yang mengacu pada usia, jenis kelamin, ras, dan orientasi seksual. Sifat pekerjaan karyawan dan alasan pesangon akan berdampak pada nada dan bahasa surat pesangon Anda; misalnya, surat pelepasan karyawan musiman tidak sekompleks surat pesangon untuk karyawan tetap jangka panjang. Surat Anda harus mencakup semua data spesifik yang terkait dengan pemisahan, seperti tanggal efektif pengakhiran, alasan pemisahan, dan rincian apa pun mengenai asuransi dan uang pesangon.
Tanggung jawab terhadap diri Anda dan perusahaan Anda termasuk melindungi bisnis Anda dari tindakan hukum atas pemutusan hubungan kerja yang salah dan, pada saat yang sama, menjaga moral karyawan yang positif. Calon mantan karyawan Anda kemungkinan besar memiliki teman di antara staf Anda yang tersisa. Dengan asumsi pesangon itu tidak berbahaya — seperti PHK karyawan karena alasan ekonomi — melakukan upaya untuk meyakinkan mantan karyawan dan menawarkan surat referensi yang positif dapat meredakan permusuhan yang dapat mencerminkan kembali moral staf Anda. Bersikaplah sebaik mungkin sambil sangat jelas tentang detail.
Untuk karyawan tetap, masalah seperti pesangon, waktu liburan, waktu sakit, opsi saham, dan pertanggungan asuransi perlu ditangani. Sebagai kebijakan bisnis yang sehat, Anda mungkin ingin mencari nasihat hukum sebelum menulis surat pesangon. Dalam hal uang pesangon, waktu sakit, dan waktu liburan, Anda bisa lebih spesifik tanpa menggunakan jumlah dolar yang sebenarnya.
Uang cuti dua minggu, waktu sakit sembilan hari, atau uang pesangon enam bulan adalah indikasi yang cukup rinci tentang kompensasi untuk surat pesangon Anda. Referensi tindakan pada opsi saham dan rencana pensiun harus dipandu oleh akuntan dan penasihat hukum Anda. Anda mungkin menganggap surat itu sebagai perjanjian pesangon. Anda mengajukan penawaran syarat perpisahan dan, dengan menandatangani perjanjian pesangon, karyawan yang akan meninggalkan pekerjaan setuju dengan syarat Anda. Jika karyawan tersebut adalah anggota serikat pekerja, kontrak serikat pekerja secara umum harus mencakup pedoman yang harus diikuti jika terjadi pemutusan hubungan kerja atau pemutusan hubungan kerja.
Jangan memasukkan bahasa apa pun dalam surat pesangon Anda yang merujuk pada jenis kelamin, usia, ras, orientasi seksual, atau masalah lain apa pun yang dapat dianggap diskriminatif. Dewan Hubungan Perburuhan Nasional (NLRB) memiliki pedoman pesangon yang tersedia secara online. Jangan malu mencari penasihat hukum. Bersikaplah jelas, singkat, terperinci, dan sebaik keadaan memungkinkan, dan surat Anda akan mencapai tujuan Anda untuk perpisahan yang harmonis.