Surat pernyataan tertulis umumnya mudah ditulis, dan dalam banyak kasus, formulir standar tersedia di gedung pengadilan setempat dari petugas polisi atau bahkan sebagai templat dalam perangkat lunak pengolah kata. Jika pemohon tidak dapat menemukan formulir yang sesuai, membuat atau mendiktekan surat juga dapat diterima. Surat pernyataan umum yang khas mencakup pernyataan standar tentang tanggal, nama affiant, dan pernyataannya. Setelah surat pernyataan itu selesai dibuat, pernyataan fakta di bawah sumpah ini ditandatangani oleh tergugat dan ditandatangani serta diaktakan oleh notaris atau saksi lain yang berwenang dan berwenang.
Menggunakan formulir affidavit resmi sangat membantu, tetapi surat itu dapat ditulis di atas kertas apa pun. Dalam beberapa kasus, surat pernyataan harus dilengkapi dengan bantuan seorang petugas polisi. Tidak ada satu format yang benar yang harus dipatuhi. Surat affidavit khas dimulai dengan nama negara bagian dan negara tempat dokumen akan diajukan.
Identifikasi lokasi diikuti dengan paragraf yang disebut permulaan yang dimulai dengan frasa seperti “Sebelum yang bertanda tangan di bawah ini,” dan termasuk tanggal dan nama resmi affiant. Paragraf pertama ini biasanya diakhiri dengan memperkenalkan pernyataan atau deskripsi tentang peristiwa yang relevan dengan frasa yang mirip dengan “telah disumpah, dilengserkan, dan diucapkan pertama kali.”
Informasi penting yang harus disertakan dalam surat pernyataan umum adalah nama resmi, alamat dan nomor telepon affiant yang benar, dan hubungannya dengan masalah tersebut. Pernyataan itu juga harus membahas item atau item tertentu yang dibuktikan oleh affiant. Itu harus prosa yang jelas dan ringkas yang mudah dibaca dan dipahami.
Surat pernyataan harus ditandatangani dan diaktakan di hadapan notaris atau komisaris. Setiap negara bagian dan negara akan memiliki persyaratan khusus untuk notaris. Di bagian bawah surat harus diberi ruang untuk ditandatangani oleh affiant dan notaris. Cantumkan nama pejabat notaris dalam surat jika diketahui.
Daripada membuat surat pernyataan tertulis dari awal, seringkali mungkin untuk pergi ke gedung pengadilan setempat atau kantor Panitera Pengadilan dan mengambil formulir pernyataan tertulis umum. Jika nyaman, tergugat harus mencoba mengisi formulir affidavit saat masih berada di gedung pengadilan. Ini karena ada orang di sana yang bisa menjawab pertanyaan dan memberikan bantuan segera.
Sebelum menulis affidavit, pertimbangkan alasan mengapa perlu ditulis. Biasanya ada formulir khusus yang harus digunakan dalam kasus-kasus tertentu. Misalnya, pemerintah negara bagian atau nasional mungkin memiliki formulir yang tersedia secara khusus untuk surat pernyataan kemitraan domestik, dinas militer, atau niat untuk menjadi penduduk tetap. Formulir-formulir ini sering dipasang secara online dan umumnya tersedia di gedung pengadilan setempat atau lembaga pemerintah yang sesuai.
Karena affidavit adalah pernyataan tersumpah, dengan sengaja memberikan informasi yang salah atau menyesatkan dapat mengakibatkan tuduhan sumpah palsu. Implikasi hukum dan potensi hukuman untuk sumpah palsu tergantung pada bagaimana pernyataan tertulis digunakan dan apakah tindakan hukum itu pidana atau perdata. Penting untuk menjadi sejujur dan sejelas mungkin dalam surat pernyataan untuk menghindari konsekuensi hukum apa pun.