Perusahaan disarankan untuk menulis surat penolakan pelamar kerja kepada semua pelamar yang tidak mereka rekrut. Tujuan dari surat itu adalah untuk menginformasikan pemohon tentang keadaan, menunjukkan penghargaan dan menjaga hubungan baik dengan pemohon. Surat penolakan pelamar kerja sekurang-kurangnya harus memuat:
Pernyataan pelamar tidak mendapatkan pekerjaan.
Ungkapan penghargaan untuk aplikasi dan wawancara apa pun.
Harapan terbaik untuk pelamar dalam pencarian pekerjaan atau pengembangan profesionalnya yang berkelanjutan.
Surat juga dapat berisi dorongan untuk melamar kembali, permintaan untuk melamar pekerjaan lain saat ini, dan detail pribadi tentang hal-hal yang dihargai pewawancara tentang pelamar.
Sebagian besar surat ditulis dalam gaya bisnis formal. Satu atau dua kalimat pertama ditujukan untuk memberi tahu pelamar bahwa orang lain dipekerjakan, dan memberikan alasan yang tidak jelas untuk ini. “Sayangnya kami dapat menawarkan Anda pekerjaan saat ini, karena tingginya jumlah kandidat yang memenuhi syarat,” atau cukup permutasi kalimat ini.
Beberapa kalimat berikutnya harus berterima kasih kepada pelamar untuk menjalani proses aplikasi / wawancara. Mereka juga dapat diarahkan secara pribadi sehingga perusahaan menunjukkan rasa terima kasihnya karena telah bertemu dengan pelamar. Kalimat seperti: “Kami senang bertemu dengan Anda dan senang mendengar ide Anda tentang bagaimana Anda akan cocok dengan perusahaan kami,” tepat jika itu yang terjadi. Banyak pakar bisnis merasa bahwa pernyataan di bagian surat penolakan pelamar kerja ini harus sedikit dipersonalisasi dan mengungkapkan beberapa penghargaan atas kejadian aktual selama wawancara untuk melunakkan penolakan dan menjadikannya pribadi dan pelengkap.
Detail penting terakhir adalah keinginan untuk kesuksesan pelamar di masa depan. Hal ini dapat diungkapkan dengan pernyataan sederhana seperti: “Kami berharap Anda terus sukses dalam profesi Anda (pencarian pekerjaan, karir, dll).” Surat penolakan pelamar pekerjaan kemudian harus ditutup dengan tanda tangan resmi.
Di antara ungkapan penghargaan dan harapan untuk sukses, surat dapat mencakup undangan untuk melamar pekerjaan lain saat ini atau melamar pekerjaan di masa depan. Undangan ini adalah salah satu alasan untuk mempersonalisasi semua surat dan tidak mengirimkan formulir. Beberapa perusahaan tidak menyambut pelamar melamar lagi jika wawancara buruk atau tidak menguntungkan, tetapi mereka mungkin sangat menyukai beberapa kandidat dan tidak dapat menawarkan pekerjaan kepada mereka. Disarankan jika ada posisi kedua yang terbuka, majikan harus mengatakannya tidak hanya dalam surat, tetapi juga dalam panggilan telepon.
Perusahaan harus menghindari potensi jebakan saat menulis surat penolakan pelamar kerja. Mereka tidak boleh mengomentari orang yang dipekerjakan atau kualitas khusus yang membuat orang itu menjadi pilihan yang lebih baik. Di situlah letak potensi tuntutan hukum tentang praktik perekrutan yang tidak adil. Mengomentari secara negatif kinerja pelamar juga tidak disarankan. Ingat tujuan di tangan; menginformasikan, berterima kasih, berharap baik, dan meninggalkan kesan yang baik.