Surat pengunduran diri adalah dokumen formal yang menunjukkan bahwa seorang karyawan berencana untuk meninggalkan perusahaan. Menulis surat pengunduran diri diharapkan di sebagian besar pekerjaan, dan itu juga merupakan tanda hormat. Bahkan jika seseorang mengundurkan diri secara lisan dalam percakapan dengan atasan, tetap disarankan untuk menyerahkan surat pengunduran diri. Menulis surat juga tidak harus menjadi tugas, karena pada dasarnya surat pengunduran diri itu pendek dan langsung ke intinya.
Hal utama yang harus diperhatikan ketika menyusun surat pengunduran diri adalah bahwa surat itu harus tetap positif. Hal ini karena surat tersebut tetap tersimpan di arsip perusahaan, dan mungkin akan terlihat oleh beberapa orang yang berbeda yang akan mengingat nada surat tersebut ketika dimintai referensi tentang seorang mantan karyawan. Selain itu, tetap positif dalam surat pengunduran diri dapat membantu pekerjaan berakhir dengan baik, bukan dengan buruk.
Paling sedikit, surat pengunduran diri harus menyebutkan posisi orang yang mengundurkan diri, dan tanggal efektif pengunduran diri. Karyawan harus berkonsultasi dengan buku pegangan karyawan mereka untuk menentukan berapa banyak pemberitahuan yang harus mereka berikan, dengan dua minggu sebagai tipikal. Dalam kasus seseorang di posisi utama yang merencanakan keluar, membicarakan tanggal efektif pengunduran diri dengan manajer dan rekan kerja adalah hal biasa, dalam hal ini tanggal dalam surat tidak akan mengejutkan.
Sementara surat pengunduran diri dapat berhenti di sini, kebanyakan orang juga menyertakan catatan singkat yang menyatakan penghargaan atas waktu mereka di perusahaan, dan penyesalan karena harus pergi. Bahkan dalam kasus-kasus di mana orang-orang hidup dalam kepahitan, mereka harus dapat mengemukakan sesuatu yang positif untuk dikatakan, bahkan jika itu adalah kebohongan putih. Mengatakan “Saya senang bekerja dengan semua orang di Perusahaan Y,” atau “Perusahaan X telah memungkinkan saya untuk terlibat dalam banyak proyek yang menarik dan memuaskan” mengungkapkan penghargaan, yang akan diingat oleh para supervisor.
Karyawan tidak diwajibkan untuk memberikan alasan pengunduran diri mereka, meskipun beberapa mungkin memilih untuk mengungkapkan alasan seperti pindah atau berganti karir. Karyawan harus berhati-hati tentang bagaimana mereka mengatakan pengungkapan ini untuk memastikan bahwa mereka tidak memberikan fitnah pada pekerjaan dan perusahaan yang mereka tinggalkan. Misalnya, mengatakan “Saya pindah ke Jerman untuk pekerjaan yang lebih baik” adalah tidak-tidak, tetapi “Saya pindah ke Jerman untuk mengejar peluang baru untuk kemajuan profesional” pada dasarnya mengatakan hal yang sama, dengan cara yang jauh lebih sopan dan dapat diterima. .
Terlepas dari bukti yang sangat dipublikasikan dan sering beredar sebaliknya, karyawan tidak boleh membuat daftar keluhan dengan perusahaan dalam surat pengunduran diri. Keluhan-keluhan ini seharusnya disampaikan kepada penyelia dan anggota perusahaan lainnya sebelum pengunduran diri, dan keluhan tersebut tidak boleh dirujuk atau didiskusikan dalam surat pengunduran diri, karena dapat mengurangi kesan sopan dan positif secara keseluruhan yang seharusnya menjadi ciri pengunduran diri resmi.