Menulis surat penggusuran sebagian besar merupakan masalah menginformasikan penyewa tentang hukum untuk melindungi hak-hak seseorang. Surat penggusuran harus mencakup semua informasi yang relevan dan hanya informasi itu. Sangat penting untuk mencantumkan tanggal penyewa harus mengosongkan tempat, alasan penggusuran, dan kutipan undang-undang terkait yang mengatur berapa lama penyewa memiliki hak untuk tinggal. Di beberapa negara, undang-undang tidak melindungi penyewa, dan surat penggusuran tidak diperlukan. Jika penyewa memiliki hak, badan hukum setempat biasanya dapat memberikan saran tentang cara membuat surat penggusuran.
Untuk memulai, seseorang harus mencantumkan nama dan tanggalnya pada surat itu. Penting untuk memanggil penyewa dengan nama juga. Tidak perlu mencantumkan salam informal dalam surat penggusuran.
Pertama, surat itu harus berisi informasi tentang mengapa penyewa diusir. Jika penyewa diusir karena pelanggaran perjanjian sewa, misalnya, penting untuk memastikan dengan jelas mendokumentasikan dalam surat apa pelanggaran itu. Seseorang harus mencatat tempat yang tepat dalam sewa di mana informasi ini dapat ditemukan. Jika penyewa diusir karena tidak membayar sewa, harus disebutkan berapa lama sewa belum dibayar.
Selanjutnya, surat penggusuran harus meminta penyewa mengosongkan tempat dalam beberapa hari. Undang-undang yang relevan tentang jumlah hari yang diperlukan dapat ditemukan di gedung pengadilan setempat atau bahkan perpustakaan. Mengacu pada undang-undang ini akan membuat surat itu terdengar lebih resmi dan akan memastikan bahwa penyewa menyadari gawatnya situasi tersebut. Jika tindakan lain juga harus dilakukan, seperti membersihkan rumah atau membuang tanaman, tindakan ini juga harus dicantumkan di bagian ini.
Mungkin ada baiknya untuk menyertakan peringatan dalam surat tentang apa yang akan terjadi jika penyewa tidak pergi. Kalau mau lapor polisi, misalnya, harus dicantumkan di surat. Secara hukum tidak perlu melakukan ini, tetapi mungkin disarankan karena hal itu dapat mencegah penyewa menolak penggusuran.
Surat itu harus diakhiri dengan ucapan selamat resmi dan nama seseorang. Seluruh surat harus diketik, tetapi juga harus ditandatangani dengan tangan. Menggunakan font profesional dan alat tulis bisnis untuk surat itu akan membuatnya terlihat resmi. Intinya, pemberitahuan penggusuran harus diperlakukan seperti dokumen profesional lainnya dan harus mewakili bisnis yang mengirimkannya.
Setelah surat itu ditulis, seseorang harus membuat salinan untuk catatannya dan surat itu harus diserahkan dengan tangan kepada penyewa. Pemilik tidak perlu mengirimkan surat itu secara pribadi, tetapi penting bahwa penyewa tidak dapat mengklaim bahwa mereka tidak pernah menerima surat itu. Jika penyewa mengabaikan surat itu, salinan yang telah dibuat akan menjadi penting untuk proses pengadilan tentang penggusuran. Kemungkinan bahwa dokumen tersebut dapat digunakan dalam proses hukum membuatnya sangat penting untuk menggunakan bahasa formal dalam surat dan tidak menyertakan ancaman, bahasa yang tidak masuk akal, atau bukti konflik pribadi.