Anda dapat secara efektif menulis surat lamaran dengan membuatnya berhubungan dengan pekerjaan yang Anda lamar dan resume yang Anda kirimkan. Biasanya harus dibatasi pada satu halaman dan terdiri dari beberapa paragraf pendek. Daftar berpoin sering dimasukkan ke dalam surat pengantar untuk menyoroti poin penting dari kualifikasi Anda untuk calon pemberi kerja.
Untuk menambah profesionalisme saat Anda menulis surat lamaran, buatlah kop surat dengan font yang sama dengan resume Anda. Dua tata letak populer untuk kop surat pribadi adalah format kiri-kanan dan format tengah. Jika resume memiliki informasi kontak Anda dalam satu gaya, gunakan yang lain untuk kop surat. Format kiri-kanan membuat nama Anda dicetak tebal, huruf besar rata kiri dan nama, alamat, nomor telepon, dan alamat email Anda rata kanan, dalam huruf besar dan kecil biasa. Format tengah memiliki semua informasi yang ditumpuk dan dipusatkan di bagian atas halaman, dengan huruf yang sama dengan versi kiri-kanan.
Untuk menulis surat lamaran dengan benar, alamat bagian dalam harus dibuat sepersonal mungkin dan cocok dengan alamat yang diberikan oleh pemberi kerja. Cobalah untuk mengetahui nama orang yang dapat dihubungi alih-alih mengarahkan surat tersebut ke entitas umum seperti manajer sumber daya manusia atau manajer personalia. Jika tidak ada nama yang tersedia, sapaan seperti “ladies/gentlemen” umumnya lebih disukai daripada “kepada siapa yang bersangkutan.”
Saat Anda menulis surat lamaran, paragraf pembuka Anda harus dengan jelas menyatakan maksud Anda. Beri tahu kontak Anda bagaimana Anda mengetahui posisi tersebut, jika berlaku, dan sespesifik mungkin. Jika Anda melamar dingin, artinya tidak ada pekerjaan yang diposting dan Anda menawarkan keahlian Anda untuk pertimbangan di masa mendatang, sebutkan sesuatu yang positif tentang perusahaan dan hubungkan dengan pengiriman resume Anda. Contohnya adalah, “Saya ingin melanjutkan karir saya di administrasi rumah sakit dan fasilitas Anda memiliki reputasi keunggulan yang menurut saya cocok untuk tujuan saya.”
Paragraf kedua biasanya harus mencakup dua atau tiga pencapaian, yang dinyatakan secara ringkas, yang sesuai dengan spesifikasi lowongan pekerjaan atau mencerminkan keahlian Anda. Cobalah untuk membuat daftar aset yang tidak disorot secara mencolok di resume Anda untuk menghindari pengulangan. Bagian ini sering cocok untuk poin-poin.
Paragraf ketiga dan terakhir harus secara singkat menegaskan kembali mengapa Anda akan menjadi aset bagi perusahaan dan bagaimana Anda berdua dapat memperoleh manfaat dari hubungan tersebut. Jika Anda ingin bersikap tegas, nyatakan bahwa Anda akan menelepon minggu depan untuk menjawab pertanyaan apa pun yang mungkin mereka miliki atau menjadwalkan wawancara. Anda dapat secara bergantian menulis bahwa Anda berharap mereka segera menghubungi Anda untuk mengatur pertemuan.
Surat lamaran harus ditutup secara profesional seperti saat dibuka. Ucapan terima kasih yang sederhana atas waktu dan pertimbangan orang tersebut serta pengulangan nomor telepon kontak Anda umumnya lebih disukai. Kata penutup dengan tulus atau salam biasa digunakan, diikuti dengan nama Anda. Tanda tangan tulisan tangan biasanya diberikan pada korespondensi yang dilakukan melalui surat.