Proposal bisnis ditulis sebagai tanggapan atas permintaan proposal (RFP) dan merupakan alat yang digunakan untuk mendapatkan lebih banyak bisnis dari klien baru. Menulis proposal bisnis berarti mengiklankan kemampuan perusahaan dan tim manajemen. Meskipun tidak ada satu cara yang benar untuk menulis proposal bisnis, ada beberapa informasi penting yang harus disertakan. Ini termasuk ringkasan eksekutif, analisis pasar, analisis situasi perusahaan, solusi untuk masalah, jadwal, dan anggaran.
Pembaca proposal menginginkan sinopsis singkat dari keseluruhan proposal di awal. Untuk menulis proposal bisnis secara efektif, pembaca harus menjadi fokus. Ringkasan eksekutif memadatkan isi keseluruhan proposal menjadi hanya beberapa halaman — biasanya tidak lebih dari lima. Ringkasan eksekutif juga harus ditulis terakhir untuk menghemat waktu dan tenaga dari pihak penulis proposal bisnis. Ringkasan dapat dipecah menjadi beberapa bagian berdasarkan isi proposal lainnya.
Analisis pasar membahas klien potensial yang akan menarik bisnis, demografi mereka, kebiasaan belanja, dan sebanyak mungkin informasi yang dapat ditemukan terkait dengan pasar yang akan menjadi fokus kemitraan bisnis. Menawarkan sejumlah besar informasi tentang pasar akan menunjukkan bahwa penerima proposal bisnis akan bekerja dengan mitra yang tahu apa yang dia lakukan dan fokus ke arah yang benar. Proposal harus membuktikan bahwa kebutuhan pembeli dipahami. Proposal bisnis harus dipusatkan di sekitar pemahaman yang ditetapkan dalam analisis pasar.
Bagian selanjutnya harus menganalisis situasi perusahaan yang meminta proposal bisnis. RFP yang ditulis dengan baik menjelaskan kepada audiens mereka dasar kebutuhan proposal. Proposal harus menganalisis dan mendiskusikan kebutuhan ini agar jelas bagi pembaca bahwa kebutuhan mereka dipahami.
Bagian selanjutnya harus menawarkan solusi untuk masalah di bagian analisis. Berikan contoh keberhasilan, jelaskan mengapa contoh tersebut berhasil, dan jelaskan dengan tepat bagaimana kebutuhan pembaca akan terpenuhi. Keahlian penulis relatif terhadap himpunan solusi juga harus dibahas di bagian ini.
Bagian garis waktu harus memecah masalah yang ditetapkan menjadi serangkaian tonggak solusi. Kemudian solusi dapat dimasukkan untuk mengilustrasikan kira-kira berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap tugas. Sertakan tanggal konkret di bagian garis waktu, dan pastikan tanggalnya realistis. Tanggal yang menunjukkan terlalu banyak waktu atau terlalu sedikit waktu untuk menyelesaikan tugas yang diberikan akan membuat penulis proposal terlihat tidak berpengalaman.
Bagian terakhir dapat membahas anggaran untuk proyek dan berapa biaya tindakan dalam proposal. Angka-angka yang diberikan harus dibenarkan oleh pengembalian investasi pemohon proposal. Jangan mencoba memberikan analisis biaya yang terlalu tinggi atau rendah secara tidak realistis. Ini adalah kesempatan lain untuk membuktikan bahwa tingkat kompetensi penulis proposal bisnis sangat tinggi, tidak mahal. Saat Anda menulis proposal bisnis, jangan terpaku pada angka; fokus pada kekuatan yang dapat memberikan penerima proposal apa yang dia butuhkan.
Secara keseluruhan, proposal yang ditulis dengan baik akan jelas dan ringkas, dengan tata bahasa dan ejaan yang benar. Itu harus diteliti dengan baik. Proposal harus dikemas secara profesional, dan mencakup semua informasi kontak bisnis yang relevan.