Untuk mendapatkan salinan akta kelahiran yang telah dilegalisir, pihak yang meminta harus mengisi permohonan akta kelahiran. Permohonan ini dapat diperoleh dengan beberapa cara, biasanya dari kantor catatan vital untuk yurisdiksi di mana orang yang akta kelahirannya ingin Anda minta salinannya lahir. Permohonan akta kelahiran biasanya meminta pihak yang meminta mengisi informasi sebanyak mungkin untuk mengidentifikasi akta kelahiran yang dicari. Setelah mengisi aplikasi, pihak yang meminta akan mengirimkannya kembali ke kantor arsip vital yang sesuai, biasanya disertai dengan biaya.
Permohonan akta kelahiran biasanya dikeluarkan, diterima, dan diproses oleh kantor catatan vital yurisdiksi. Umumnya, siapa pun yang ingin mendapatkan salinan resmi akta kelahiran dapat menemukan aplikasi ini baik melalui menghubungi kantor yang sesuai melalui telepon atau mengunduhnya dari Situs Web kantor tersebut. Ketersediaan aplikasi ini untuk masyarakat umum akan tergantung pada aturan yurisdiksi, namun.
Permohonan akta kelahiran standar melibatkan pihak yang meminta memasukkan informasi sebanyak mungkin tentang orang yang akta kelahirannya mereka cari. Misalnya, aplikasi mungkin menanyakan nama, tanggal, dan tempat lahir orang tersebut, serta nama ibu dan nama ayahnya. Dengan memasukkan informasi sebanyak-banyaknya tentang orang tersebut seperti yang diketahui pada aplikasi akta kelahiran, pihak yang meminta akan membantu departemen dalam menemukan akta kelahiran yang diminta. Semakin banyak informasi yang dimasukkan, semakin besar peluang orang tersebut mendapatkan salinan akta kelahiran.
Setelah melengkapi aplikasi akta kelahiran, pihak yang meminta harus menyerahkan aplikasi yang sudah diisi ke kantor catatan vital yang sesuai bersama dengan biaya yang diperlukan. Beberapa yurisdiksi juga mengharuskan pihak yang meminta untuk memberikan pernyataan di bawah sumpah yang disahkan oleh notaris yang menyatakan bahwa dia diberi wewenang oleh hukum untuk menerima salinan akta kelahiran. Ada juga contoh umum di mana kantor catatan penting cenderung mengabaikan biaya. Misalnya, jaksa wilayah yang meminta salinan akta kelahiran untuk tujuan penegakan tunjangan anak sering kali dibebaskan dari biaya. Selain itu, veteran militer yang memerlukan salinan akta kelahiran untuk tujuan menetapkan tunjangan militer mereka juga dapat dibebaskan dari biaya.