Proses menambahkan penafian ke email agak sederhana, tetapi masalah mendapatkan kata-kata yang tepat di dalam penafian itu membutuhkan sedikit pertimbangan dan perencanaan, dan juga penting untuk memastikan bahwa teks penafian dibedakan dari badan email. Sebagian besar sistem email memungkinkan pengguna untuk menambahkan tanda tangan standar ke semua email mereka. Beberapa orang menggunakan ini sebagai cara untuk menghindari mengetik ulang informasi kontak mereka setiap kali mereka mengirimkan surat elektronik. Di bagian inilah seseorang dapat menambahkan penafian yang akan dikirim di bagian bawah semua email mereka. Atau, seseorang dapat menambahkan penafian secara manual ke email sesuai kebutuhan, baik membuat teks penafian di dalam badan email atau menempelkannya dari sumber lain.
Ada beberapa cara untuk memastikan bahwa orang yang menerima email dengan penafian dapat dengan mudah membedakan antara isi email dan teks penafian. Beberapa orang menggunakan tanda baca seperti rangkaian tanda hubung atau titik untuk membuat jeda visual antara email dan penafian. Cara lain membuat teks disclaimer terlihat berbeda dari teks email adalah dengan menggunakan ukuran font, gaya font, dan warna font yang berbeda. Jika teks email berwarna hitam dengan font Times New Roman 12 poin, maka teks disclaimer bisa berwarna biru dengan font Courier New sepuluh poin.
Perusahaan yang mengharuskan pekerja untuk menambahkan penafian ke semua email biasanya menyediakan teks penafian. Mereka yang ingin menambahkan penafian yang tidak disediakan untuk mereka harus terlebih dahulu mempertimbangkan perlindungan yang mereka harapkan dari penafian tersebut. Kemudian mereka dapat bekerja untuk membuat teks yang ringkas, sambil tetap memberi mereka perlindungan yang mereka butuhkan.
Dalam beberapa kasus, mungkin perlu berkonsultasi dengan pengacara untuk menambahkan penafian yang memenuhi kebutuhan unik. Ada sejumlah penyangkalan email standar yang dapat dipinjam untuk perlindungan kerahasiaan dasar. Ini tersedia secara online. Jika sesuatu yang lebih kompleks diperlukan, maka mungkin perlu mencari penasihat hukum. Seorang profesional hukum akan dapat membantu menciptakan bahasa yang tepat untuk membantu mengamankan perlindungan yang dibutuhkan.