Sistem pesanan pembelian adalah urutan langkah yang harus dilalui seseorang untuk meminta perolehan barang dan jasa untuk digunakan perusahaan. Sistem ini menyediakan jejak audit untuk melacak pergerakan sumber daya keuangan perusahaan. Beberapa sistem ada di lingkungan bisnis untuk sistem. Kebanyakan dari mereka fokus pada akuntansi dan sistem dokumen internal perusahaan. Memilih sistem pesanan pembelian terbaik memerlukan pertimbangan sejumlah faktor yang berkaitan dengan sistem bisnis perusahaan.
Pemilik dan manajer bisnis harus memutuskan apakah mereka ingin menggunakan sistem pesanan pembelian manual atau otomatis. Sistem manual biasanya mencakup penggunaan buku catatan kertas yang berisi pesanan pembelian bernomor urut. Seorang karyawan akan mengisi formulir, yang biasanya membutuhkan vendor, harga, kuantitas, deskripsi, dan kode akuntansi, sebelum mengirimkannya untuk persetujuan. Dokumen-dokumen ini biasanya menyertakan salinan karbon yang disimpan dalam arsip. Sistem otomatis bekerja dengan cara yang sama, kecuali karyawan akan menggunakan perangkat lunak bisnis atau akuntansi perusahaan dan mengisi dokumen pesanan pembelian elektronik.
Jumlah pesanan pembelian yang akan dihasilkan perusahaan melalui operasi normalnya akan memainkan peran besar ketika memilih sistem pesanan pembelian. Menggunakan sistem manual dapat menjadi membosankan dan mengakibatkan dokumen hilang, menyebabkan karyawan membuat ulang pesanan pembelian. Selain itu, perusahaan biasanya harus menyimpan dokumen ini selama beberapa tahun, tergantung pada undang-undang federal atau negara bagian yang berlaku. Sistem pesanan pembelian otomatis dapat mengatasi beberapa masalah ini, meskipun mempelajari dan menggunakan versi yang terkomputerisasi mungkin memerlukan lebih banyak pelatihan.
Faktor lain yang perlu dipertimbangkan ketika memilih sistem pesanan pembelian adalah jumlah karyawan yang menggunakan pesanan pembelian dan lokasi kantor pembelian perusahaan. Mengizinkan beberapa karyawan untuk mengakses dan membuat pesanan pembelian dapat mengharuskan perusahaan untuk memiliki lebih banyak dokumen kertas atau lebih banyak nama pengguna untuk mengakses modul pesanan pembelian. Organisasi besar akan sering memiliki departemen pembelian atau manajer pengadaan untuk menangani pesanan pembelian saat melakukan pemesanan. Memiliki banyak individu yang menyerahkan pesanan pembelian dapat membuat informasi yang melimpah di departemen pembelian. Perusahaan mungkin perlu membatasi akses dalam sistem pesanan pembelian untuk menghindari masalah ini.
Perusahaan juga perlu mempertimbangkan bagaimana pesanan pembelian mengalir ke departemen akuntansi. Individu di departemen akuntansi harus dapat dengan mudah mengakses sistem untuk meninjau pesanan pembelian sebelum membayar tagihan. Auditor juga akan memerlukan akses untuk menentukan bagaimana informasi mengalir melalui perusahaan. Ketidakmampuan untuk melacak pesanan pembelian melalui setiap langkah dalam sistem dapat mengakibatkan perubahan pada dokumen yang akan membahayakan bagian penting dari proses manajemen kas perusahaan.