Ada dua tipe dasar dari contoh proposal, tergantung pada apakah Anda sedang menulis proposal atau menerimanya. Jika Anda menulis proposal untuk mendapatkan bisnis dan telah mengumpulkan contoh untuk diambil, sampel proposal terbaik adalah yang mengusulkan jenis layanan yang sama kepada klien serupa. Jika Anda menerima sampel atau draf proposal dari calon pemasok layanan atau produk, maka sampel proposal terbaik adalah yang paling langsung dan tepat menjawab kebutuhan bisnis perusahaan Anda.
Sebagai penulis proposal, Anda mungkin telah menghubungi kolega atau rekan kerja dan meminta sampel proposal yang dapat membantu Anda menulis proposal yang lebih kuat untuk klien potensial. Pertimbangkan apakah proposal ditujukan kepada klien dengan ukuran, industri, dan geografi yang sama, dan apakah kebutuhan bisnis yang mereka tangani terkait dengan apa yang dilakukan perusahaan Anda. Tujuannya adalah untuk memanfaatkan konten yang sudah disusun sehingga Anda dapat menghemat waktu, serta untuk mengidentifikasi dan menggunakan praktik terbaik dari proposal sebelumnya.
Penting untuk diingat bahwa Anda dapat memadupadankan dengan efek yang luar biasa. Misalnya, metodologi proyek dari Proposal A yang digabungkan dengan garis besar biaya untuk Proposal B bersama dengan grafik peta dari Proposal C dapat memberikan kombinasi terbaik untuk proposal Anda. Dari proposal sampel yang dikumpulkan, Anda juga dapat melihat berbagai cara tata letak informasi, gaya pemformatan, dan nada.
Sebagai peninjau proposal di perusahaan yang meminta penawaran dari penyedia layanan atau produk potensial, Anda mungkin telah mendistribusikan permintaan proposal (RFP) kepada calon penyedia Anda atau dengan cara lain mengomunikasikan apa yang ingin Anda lihat dalam proposal. Jika Anda mengizinkan penawar untuk melakukannya — atau jika mereka mengambil inisiatif untuk melakukannya — penawar dapat mengajukan contoh proposal atau draf proposal sebelum mengajukan versi final yang resmi. Tujuan dari pra-pengajuan ini adalah agar penawar atau pengusul memastikan proposal mereka berjalan ke arah yang benar.
Memilih proposal terbaik di antara grup ini bergantung pada seberapa baik menurut Anda penawar telah menjawab kebutuhan atau tantangan khusus perusahaan Anda, apakah jumlah biaya rancangan berada dalam kisaran harapan Anda atau tidak, atau hanya apakah mereka telah menjawab pertanyaan di RFP. Pada tahap proses proposal ini, dimungkinkan untuk mengidentifikasi penawar yang ingin Anda terus pertimbangkan. Anda kemudian dapat meminta proposal akhir dari penawar yang menunjukkan janji.