Perangkat lunak pemodelan proses bisnis mahal untuk dibeli dan membutuhkan pelatihan, waktu, dan upaya untuk mengimplementasikannya. Perangkat lunak harus melayani organisasi selama beberapa tahun. Penggunaan perangkat lunak akan mempengaruhi proses bisnis organisasi. Penting bahwa organisasi secara hati-hati mengevaluasi kebutuhan teknis, fungsional, dan dukungan mereka, dan membandingkan penawaran dari beberapa pemasok perangkat lunak pemodelan proses bisnis untuk memilih salah satu yang memberikan nilai terbaik.
Sebuah organisasi mungkin ingin terlebih dahulu membentuk tim evaluasi perangkat lunak proses bisnis kecil untuk menentukan kebutuhan organisasi dan mengembangkan request for proposal (RFP). Tim dapat terdiri dari manajemen dan karyawan yang memiliki berbagai keahlian di bidang yang akan terpengaruh oleh perangkat lunak. RFP yang dihasilkan oleh tim ini dapat dikirim ke beberapa vendor terpilih yang tampaknya mampu memenuhi persyaratan organisasi.
Tim evaluasi akan mempertimbangkan fitur dan fungsionalitas perangkat lunak dan membandingkannya dengan kebutuhan organisasi. Jenis dan format model yang dihasilkan akan menjadi penting. Kemampuan untuk menghasilkan kode dari model untuk pengembangan aplikasi perangkat lunak mungkin penting dalam beberapa situasi. Jika model proses akan digunakan dalam pengembangan perangkat lunak, model yang dihasilkan oleh sistem baru harus kompatibel. Fitur lain yang dapat dievaluasi termasuk pelaporan, manajemen dokumen, pembuat formulir, mesin aturan bisnis, dan manajemen pengguna.
Server proses bisnis adalah perangkat lunak khusus yang dapat menawarkan kemampuan untuk menggunakan model proses dalam merancang alur kerja. Teknologi dan manusia berinteraksi dengan alur kerja untuk mengelola aktivitas mereka. Jika fungsi ini diperlukan, ini dapat mempengaruhi evaluasi perangkat lunak.
Dalam beberapa kasus, perangkat lunak pemodelan harus memenuhi standar industri tertentu, seperti Notasi Pemodelan Proses Bisnis. Standar informal dapat mendorong produk perangkat lunak pemodelan pemrosesan bisnis tertentu untuk diterima dengan baik di industri tertentu. Tim evaluasi mungkin ingin mempertimbangkan perangkat lunak yang telah berhasil diimplementasikan di industrinya.
Dukungan perangkat lunak, baik selama implementasi dan setelah instalasi, dapat menjadi pertimbangan penting. Perangkat lunak pemodelan proses bisnis dapat menjadi rumit untuk diterapkan dan dipelihara. Tim evaluasi akan ingin menentukan apakah dukungan pemasok perangkat lunak memadai untuk kebutuhan organisasi.
Beberapa organisasi akan dapat menggunakan perangkat lunak tertentu sebagaimana adanya, sedangkan yang lain mungkin perlu menyesuaikannya. Tim evaluasi harus mempertimbangkan apakah penyesuaian akan diperlukan untuk memenuhi persyaratan organisasi. Kustomisasi menambah biaya di muka, dan dapat menambah biaya di masa mendatang saat meningkatkan. Umumnya, lebih murah untuk menghindari penyesuaian perangkat lunak.
Biaya perangkat lunak akan menjadi pertimbangan penting. Ini harus dievaluasi tidak hanya dalam hal biaya awal, tetapi juga harus memperhitungkan biaya kepemilikan seumur hidup. Beberapa faktor dalam biaya seumur hidup mungkin termasuk lisensi kursi, pemeliharaan, penyesuaian, dan pembaruan lisensi tahunan.
Memilih perangkat lunak pemodelan proses bisnis terbaik dapat membantu organisasi meningkatkan laba atas investasi (ROI). Perangkat lunak pemodelan proses bisnis memungkinkan organisasi untuk menangkap dan memetakan proses bisnisnya saat ini. Ketika inisiatif mendesain ulang proses bisnis dilakukan, itu dapat menghasilkan optimasi proses bisnis. Perangkat lunak pemodelan proses bisnis adalah komponen kunci dari manajemen proses bisnis, yang juga menggabungkan pemetaan proses bisnis dan pemantauan proses bisnis.