Paket perangkat lunak layanan penjawab yang baik harus menawarkan antarmuka yang mudah digunakan, dan harus kompatibel dengan peralatan dan sistem telepon yang ada. Biaya awal, serta ketersediaan pembaruan, dan dukungan yang ditawarkan juga harus dipertimbangkan. Ekstra atau fitur yang dapat disesuaikan juga membantu memastikan pengalaman pengguna yang lebih baik.
Persyaratan setiap bisnis individu akan berbeda dalam hal perangkat lunak layanan penjawab. Salah satu pertimbangan terpenting adalah apakah perangkat lunak itu mudah digunakan. Tampilan layar tunggal dapat membantu menyederhanakan proses komunikasi dan juga membantu meningkatkan kecepatan. Kemudahan penggunaan akan membantu mengurangi pelatihan tambahan dan membantu memastikan efisiensi karyawan.
Vendor yang Anda pilih harus dapat memberi tahu Anda tentang kompatibilitas perangkat lunak layanan penjawab dengan peralatan atau sistem telepon yang ada. Penting untuk memastikan bahwa perangkat lunak yang dipilih akan berfungsi dengan peralatan yang sudah Anda miliki, mengurangi bantuan teknis yang tidak perlu atau biaya tambahan untuk mengganti peralatan.
Mungkin bijaksana untuk berkeliling untuk menemukan harga yang kompetitif untuk paket yang sesuai dengan kebutuhan Anda. Beberapa paket perangkat lunak layanan penjawab juga menawarkan pembaruan tambahan. Ketika harus memecahkan masalah perangkat lunak, selalu berguna untuk memiliki akses ke dukungan pelanggan yang baik. Beberapa produsen perangkat lunak layanan penjawab menawarkan pusat panggilan 24 jam untuk menangani pertanyaan klien.
Paket perangkat lunak layanan penjawab sering kali menampilkan opsi yang dapat disesuaikan untuk menciptakan pengalaman pengguna yang lebih menyenangkan. Fitur seperti salam yang dapat disesuaikan dapat membantu mempersonalisasi pengalaman bagi pengguna dan klien. Jika Anda ingin memiliki akses ke informasi terperinci mengenai pesan yang dikirim dan panggilan yang diterima, maka opsi laporan terperinci akan menjadi fitur yang baik untuk dicari.
Jika tingkat layanan pelanggan atau kualitas layanan menjadi prioritas, maka paket perangkat lunak yang menawarkan perekaman panggilan adalah pilihan yang baik. Panggilan dapat dipantau dan direkam sehingga informasi dapat diakses nanti oleh personel yang sesuai.
Beberapa paket perangkat lunak layanan penjawab juga memiliki fitur penjadwalan, yang sangat membantu untuk mengirimkan pengingat tugas atau tenggat waktu tertentu. Ketika peringatan diterima, informasi dapat diteruskan ke pengguna melalui telepon, email, atau pesan teks. Ini berarti bahwa komunikasi cepat dan efisien dan pengguna selalu mendapatkan informasi terbaru di mana pun lokasi mereka.
Lebih sering daripada tidak, pengecer akan memiliki situs web yang merinci produk dan berbagai fiturnya. Ini adalah cara cepat dan sederhana untuk membandingkan fitur dan biaya paket perangkat lunak yang berbeda.