Alur kerja adalah urutan langkah yang dilakukan oleh satu atau lebih orang yang telah dirancang untuk membuat proses yang dilakukan seefisien dan semudah mungkin. Perangkat lunak alur kerja terbaik dapat menjadi salah satu dari dua hal yang berbeda. Untuk satu hal, perangkat lunak alur kerja dapat menjadi perangkat lunak yang unggul dalam membantu merancang, melacak, dan meningkatkan alur kerja suatu organisasi. Atau, itu bisa berupa program atau paket perangkat lunak yang dirancang dengan interoperabilitas yang baik sehingga, dengan desainnya yang cermat, itu membuat alur kerja menjadi mulus dan ramping. Memilih perangkat lunak alur kerja terbaik dari dua jenis yang berbeda memerlukan pendekatan yang berbeda.
Jenis pertama perangkat lunak alur kerja juga dapat berupa perangkat lunak Manajemen Proses Bisnis (BPM) atau perangkat lunak Manajemen Proyek (PMS). Paket perangkat lunak ini luas, dan alur kerja hanyalah sebagian dari fokusnya. Oleh karena itu, untuk memilih yang terbaik, Anda harus menjelajahi untuk mengetahui mana yang memberikan alur kerja perawatan yang Anda butuhkan. Fitur yang perlu dipertimbangkan termasuk kegunaan untuk tujuan Anda, apakah itu milik atau open source, desain, dan biaya. Mungkin ada baiknya memeriksa fitur di luar alur kerja untuk melihat apakah itu dapat digunakan dalam aspek lain dari bisnis Anda.
Jenis perangkat lunak alur kerja kedua adalah program yang berdiri sendiri yang dibuat dengan tujuan interoperabilitas atau rangkaian yang dirancang dengan baik dan melakukan apa yang Anda butuhkan. Contoh yang pertama adalah perangkat lunak arsitektur yang dapat mengimpor setiap jenis file yang mungkin Anda perlukan dan mengekspor setiap jenis file yang mungkin ingin Anda gunakan dalam perusahaan Anda atau bagikan dengan klien. Produk perangkat lunak dengan pilihan impor dan ekspor yang lebih sedikit akan memperumit alur kerja dengan mengharuskan pekerjaan dikonversi di program lain, dipindai, atau dimasukkan kembali untuk mempertahankan alur kerja.
Contoh rangkaian perangkat lunak yang akan memberikan alur kerja terbaik dapat berupa perangkat lunak penulisan dan pengeditan terintegrasi dengan perangkat lunak tata letak yang sesuai. Duo yang dirancang dengan baik akan membuat salinan yang mengalir dan mengalir kembali menjadi mudah. Ini juga akan memudahkan untuk menyesuaikan tata letak dan melihat perubahan yang dihasilkan tanpa kehilangan desain sebelumnya, serta memudahkan untuk mengedit materi agar pas. Memilih jenis perangkat lunak ini memerlukan perencanaan untuk kebutuhan seluruh alur kerja dan mempertimbangkan semuanya bersama-sama.