Memilih layanan penjawab bisnis kecil terbaik dapat bergantung pada beberapa faktor. Sementara bisnis yang lebih besar mungkin mendasarkan keputusan tersebut pada volume panggilan, ini mungkin tidak menjadi masalah bagi perusahaan kecil. Layanan penjawab yang berbeda biasanya menawarkan fungsi yang berbeda dalam kisaran harga yang luas. Oleh karena itu, pemilik usaha kecil harus bertanya pada dirinya sendiri pertanyaan spesifik, seperti apakah orang langsung harus menjawab panggilan telepon, misalnya, atau jika sistem pesan suara otomatis sudah memadai. Beberapa usaha kecil menjual barang dan jasa, memerlukan sistem untuk menerima dan memenuhi pesanan pelanggan. Setelah kebutuhan spesifiknya dinilai, maka pemilik usaha kecil dapat memilih opsi yang paling menguntungkan dan hemat biaya.
Salah satu pertimbangan untuk memilih layanan penjawab bisnis kecil terbaik adalah kerumitan pertanyaan pelanggan, atau alasan mereka menelepon. Beberapa pertanyaan penelepon dapat ditangani terutama melalui menu telepon otomatis atau yang diaktifkan dengan suara. Di sisi lain, layanan penjawab langsung sering kali lebih disukai untuk menangani panggilan yang rumit. Paling tidak, menyediakan layanan penjawab 24 jam untuk menangani pertanyaan mendesak dapat membantu.
Masalah lainnya adalah apakah penting bagi pemilik bisnis untuk dapat mengambil pesannya kapan saja. Pelanggan mungkin menyatakan frustrasi dengan bisnis yang stafnya tidak dapat menjawab pertanyaan selama jam kerja normal. Selain itu, beberapa orang mungkin juga mendapat manfaat dari layanan penjawab bisnis kecil yang menawarkan ketersediaan di luar jam kerja melalui telepon, seperti menerima panggilan pada malam hari dan akhir pekan.
Satu pertanyaan yang berpotensi penting ketika mempertimbangkan layanan penjawab bisnis kecil adalah apakah Anda memerlukan kemampuan pemrosesan pesanan. Bisnis yang menjual produk atau layanan dan mengambil informasi pelanggan juga harus memutuskan apakah mereka membutuhkan staf penjualan juga. Pertanyaan terkait adalah apakah privasi pelanggan merupakan masalah, dan bagaimana cara menjaga kerahasiaan informasi orang.
Pilihan populer untuk banyak usaha kecil adalah layanan penjawab virtual. Tipe ini biasanya dapat memberikan lebih dari sekedar menjawab panggilan dan menerima pesan. Beberapa perusahaan menyediakan pilihan beberapa opsi, seperti pemrosesan pesanan dan layanan pesan suara tingkat lanjut. Mereka mungkin mengeluarkan nomor lokal, nomor bebas pulsa, dan nomor faks, jika perlu. Beberapa layanan mempekerjakan orang untuk menyimpan catatan atau memasukkan data seperlunya, seperti asisten virtual.
Bagi sebagian besar pemilik usaha kecil, pendapatan dan reputasi adalah penting. Layanan penjawab dapat membantu seseorang memaksimalkan potensi pendapatannya, sambil memastikan bahwa pertanyaan pelanggan ditangani. Memilih layanan penjawab bisnis kecil terbaik mungkin juga bergantung pada anggaran Anda. Beberapa layanan penjawab menawarkan masa percobaan gratis, dan sebagian besar perusahaan sepenuhnya dapat diakses secara online, sehingga memungkinkan untuk mencari opsi terbaik.