Manajer, kepala departemen, kontraktor independen, atau pekerja berupah per jam mungkin menemukan diri mereka mencari formulir biaya perjalanan terbaik untuk melaporkan biaya perjalanan bisnis dengan benar. Formulir pengeluaran perjalanan menyediakan format yang efisien untuk berbagai jenis pengeluaran, dan banyak kegunaan bisnis yang berbeda. Memilih formulir biaya perjalanan terbaik berarti menyesuaikan aspek formulir itu dengan kebutuhan khusus Anda untuk pelaporan yang akurat.
Mereka yang menginginkan formulir biaya perjalanan terbaik untuk bisnis mereka harus memikirkan kegunaan dan tujuan mereka untuk akuntansi biaya perjalanan: apakah tujuan utama dari formulir pengeluaran adalah untuk pelaporan internal, untuk penggantian di dalam perusahaan, atau untuk melaporkan biaya perjalanan ke Internal Layanan Pendapatan? Kedua penggunaan templat formulir biaya perjalanan ini sangat berbeda, dan mencari tahu tujuan spesifik akan memungkinkan komuter yang sibuk dan orang lain untuk menemukan formulir terbaik yang membantu mereka melaporkan apa yang diperlukan. Ini juga membantu untuk memiliki formulir yang jelas dan mudah digunakan, dengan kolom khusus untuk setiap jenis biaya yang berbeda.
Salah satu aspek utama dalam memilih formulir biaya perjalanan terbaik adalah penghitungan jarak tempuh. Banyak perusahaan, serta layanan pajak pemerintah federal, memerlukan tanda odometer dan bit data penting lainnya untuk secara akurat merekam jarak tempuh dalam kendaraan. Formulir biaya perjalanan terbaik menyediakan informasi ini, bersama dengan biaya spesifik lainnya seperti tol, dll.
Aspek kunci lain dalam memilih formulir biaya perjalanan terbaik adalah mencocokkan formulir itu dengan berbagai jenis transportasi yang biasa digunakan pekerja. Banyak formulir pengeluaran hanya dibuat untuk melacak penggunaan kendaraan pribadi, tetapi yang lain mencakup pelaporan terpisah untuk kereta api, bus, dan pesawat terbang, serta bentuk transportasi lainnya. Formulir juga harus memiliki kategori terpisah untuk pengeluaran terkait perjalanan seperti makanan karena berlaku untuk perjanjian penggantian biaya tertentu.
Seiring dengan semua item spesifik pada laporan biaya perjalanan, penting juga untuk memilih formulir biaya perjalanan sesuai dengan formatnya. Dengan begitu banyak hal yang terjadi di dunia bisnis saat ini melalui Internet, mungkin masuk akal untuk memilih formulir dalam format digital yang dapat dengan mudah dikirim ke kantor akuntansi pusat. Manajer atau orang lain yang bertanggung jawab atas formulir biaya perjalanan harus memikirkan betapa mudahnya mereka untuk “menandatangani”, atau memasukkannya ke dalam “arsitektur berorientasi layanan” atau “SOA” perusahaan. Mempertimbangkan semua hal di atas akan membantu para pemimpin membuat pilihan terbaik untuk formulir biaya perjalanan yang berhasil.