Saat Anda membuat salam pesan suara profesional, ada baiknya Anda memikirkan apa yang mungkin ingin diketahui oleh penelepon Anda. Setelah melakukannya, Anda dapat membuat daftar poin untuk dibahas dalam pesan suara Anda; mungkin juga merupakan ide yang baik untuk menuliskan seluruh salam di selembar kertas. Pesan yang ideal harus berkisar antara 10 dan 20 detik, jadi Anda mungkin ingin mengatur waktu untuk mengulangi pesan Anda sebelum Anda merekamnya. Setelah menulis pesan telepon Anda, ada baiknya untuk meminta pendapat kedua dari salam ini sehingga Anda dapat memastikannya terdengar profesional.
Sebelum Anda merekam salam pesan suara profesional, Anda mungkin ingin mempertimbangkan tipe orang yang mungkin menelepon rumah atau bisnis Anda. Dengan begitu, Anda dapat memikirkan informasi yang mungkin dibutuhkan penelepon ini sebelum Anda menulis salam. Sebagian besar penelepon sudah terbiasa dengan cara meninggalkan pesan suara, jadi cobalah untuk tidak memberi mereka instruksi. Beberapa hal yang mungkin ingin Anda sertakan dalam salam Anda mungkin nama lengkap Anda, jabatan, nama perusahaan Anda, dan metode alternatif untuk menghubungi Anda. Jika Anda berencana untuk tidak hadir untuk beberapa waktu, ada baiknya untuk memberi tahu penelepon Anda kapan Anda akan kembali dan memberi mereka nama dan nomor telepon orang lain untuk dihubungi jika mereka membutuhkan bantuan segera.
Merekam salam pesan suara profesional Anda terkadang dapat menyebabkan ketakutan, terutama jika Anda belum pernah melakukannya sebelumnya. Anda mungkin merasa terbantu untuk pergi ke lokasi yang sangat pribadi ketika Anda siap untuk merekam, dan ini dapat membantu memastikan tidak ada kebisingan latar belakang saat Anda selesai. Luangkan waktu beberapa menit untuk meninjau daftar yang Anda buat sebelumnya, dan latih salam beberapa kali jika Anda sangat gugup. Saat Anda berlatih, pastikan pidato Anda mengalir dengan lancar dan Anda tidak menggunakan kata-kata pengisi seperti “uh” atau “um”.
Ketika Anda telah selesai merekam salam pesan suara profesional Anda, Anda mungkin ingin seorang teman dekat menelepon nomor telepon Anda sehingga Anda dapat mendengarkan pesan keluar bersama-sama. Dengan begitu, Anda bisa mendapatkan pendapatnya tentang pesan suara sebelum penelepon lain dapat mendengarkannya. Jika teman Anda merekomendasikan beberapa perubahan untuk Anda, ini akan mudah dilakukan, karena sebagian besar sistem akan memungkinkan Anda untuk menghapus pesan keluar dan merekam ulang sebanyak yang Anda mau.