Rencana manajemen perubahan perlu dipenuhi untuk setiap perusahaan, dan harus memenuhi kebutuhan bisnis dan karyawannya selama masa perubahan. Bagian dari rencana manajemen perubahan termasuk perencanaan keuangan, perencanaan logistik, perencanaan tenaga kerja, dan perencanaan psikologis. Setiap bagian dari rencana manajemen perubahan sangat penting untuk keberhasilannya, dan Anda akan sering mendapati diri Anda melakukan keempat jenis perencanaan sekaligus untuk mengoordinasikan perubahan dengan baik. Salah satu langkah penting dalam rencana manajemen perubahan yang efektif adalah menciptakan slack for error, yang dapat mencakup slack finansial atau waktu ekstra untuk menangani masalah tak terduga dalam perubahan.
Langkah pertama yang sederhana ketika merancang rencana manajemen perubahan termasuk menetapkan tujuan dan tonggak untuk mengukur keberhasilan. Sasaran dapat mencakup anggaran, tanggal yang diproyeksikan untuk penyelesaian perubahan, dan perkiraan manfaat yang harus diterima perusahaan dengan melakukan perubahan. Menetapkan tujuan keuangan dan tonggak garis waktu dapat membantu mengarahkan dan mengukur kemajuan perubahan. Pastikan Anda menyisihkan waktu dalam rencana Anda untuk proses yang membutuhkan waktu untuk diselesaikan, seperti produksi bahan atau produk yang diperlukan untuk perubahan, atau perubahan fisik seperti pemindahan atau renovasi.
Bagian penting lainnya dari rencana manajemen perubahan adalah membuat sumber daya fisik untuk perubahan tersedia pada tahap perubahan di mana mereka dibutuhkan. Misalnya, jika Anda melatih beberapa rekan pada program komputer baru, dan pengiriman komputer tidak tiba tepat waktu bagi administrator jaringan Anda untuk membuat sistem online untuk pelatihan, ini dapat membuat penundaan yang mempengaruhi keberhasilan keseluruhan rencana manajemen perubahan. . Perencanaan sumber daya juga dapat mencakup perencanaan tenaga kerja yang dibutuhkan untuk pekerjaan fisik yang terkait dengan perubahan, seperti memindahkan furnitur atau mendirikan bilik di dalam gedung perkantoran.
Jangan menerapkan perubahan sebelum Anda merencanakan detail keuangan dari perubahan tersebut. Gunakan catatan akuntansi perusahaan Anda untuk mendapatkan gambaran yang jelas tentang keuangan perusahaan yang akan berubah. Ini tidak hanya akan membantu Anda merencanakan pengeluaran selama perubahan, tetapi juga membantu Anda menentukan apakah implementasi perubahan berhasil. Menuju perubahan bisa menjadi bencana besar bagi perusahaan jika tidak memiliki cukup uang untuk mendanai perubahan sepenuhnya. Dengan menganggarkan dan merencanakan detail keuangan untuk perubahan, Anda dapat membantu melindungi dari kesalahan uang selama perubahan yang dapat memengaruhi produksi dan mengganggu jalannya bisnis Anda.
Meskipun melibatkan lebih banyak aspek emosional daripada naluri bisnis, meluangkan waktu untuk dampak manusia dan psikologis dari perubahan sangat penting untuk membuat rencana yang efektif. Ketika orang diperkenalkan untuk berubah, mereka perlu dilatih untuk menggunakan sistem baru. Mereka mungkin sering menjadi stres, dan mungkin menolak perubahan secara langsung atau dengan menolak menggunakan sistem baru. Mencegah masalah manusia dengan perubahan dimulai dengan komunikasi yang efektif. Komunikasi yang efektif mencakup pertemuan rutin yang terjadi setidaknya sekali seminggu, pelatihan yang efektif dengan umpan balik, dan pintu terbuka untuk komunikasi pribadi dengan karyawan yang memiliki masalah dengan perubahan.