Proksi pemegang saham adalah formulir yang ditandatangani oleh pemegang saham untuk memberikan hak suara mereka untuk rapat pemegang saham ketika pemegang saham tidak dapat hadir. Biasanya, korporasi atau perusahaan yang mengadakan rapat membuat dan menyediakan formulir untuk diisi oleh pemegang saham. Anda dapat membuat formulir Anda sendiri baik di selembar kertas kosong atau kop surat perusahaan untuk dikirim ke pemegang saham.
Mulailah dengan mengetikkan tajuk utama di atas kertas, yang mungkin bertuliskan sesuatu yang mirip dengan, “Proxy Pemegang Saham” atau “Proxy Pemegang Saham Umum.” Setelah judul, ketik informasi dalam format blok. Informasi tersebut mencakup nama perusahaan yang menyelenggarakan rapat pemegang saham, tanggal efektif rapat pemegang saham, dan nama orang yang menjadi kuasa Anda. Misalnya, baris pertama adalah tanggal efektif, diikuti dengan akhir jangka waktu proxy, nama perusahaan, nama pemegang saham (Anda) dan nama individu yang Anda jadikan proxy.
Paragraf berikutnya dari kuasa pemegang saham ditulis dalam format paragraf dan merupakan penunjukan kuasa. Ini adalah bagian dari formulir proksi yang menyerahkan hak suara Anda kepada perwakilan yang bertindak sebagai Anda di rapat pemegang saham. Misalnya, paragraf tersebut dapat dimulai dengan, “Sebagai pemegang saham Korporasi XYZ, saya dengan ini menjadikan yang disebutkan di atas sebagai kuasa saya sejak tanggal efektif hingga tanggal pengakhiran yang disebutkan di atas.”
Pemegang saham perlu menandatangani surat kuasa di depan seorang saksi, yang dapat mensahkan formulir tersebut. Formulir juga perlu diberi tanggal. Akhirnya, notaris akan melengkapi bagian bawah kuasa pemegang saham dengan informasi termasuk negara bagian dan kabupaten, pernyataan saksi, tanda tangan mereka dan dicap dengan stempel notaris mereka.
Jika perusahaan tidak mengirimi Anda formulir proxy pemegang saham dengan pengumuman rapat, Anda dapat mengetikkan perjanjian Anda sendiri sebagai pemegang saham. Anda harus menghubungi perusahaan untuk menentukan persyaratan khusus yang diperlukan untuk menyerahkan hak suara Anda kepada kuasa Anda. Korporasi dan negara tempat korporasi beroperasi mungkin memiliki aturan dan peraturan yang harus dipatuhi untuk membuat kuasa hukum.
Setelah Anda membuat proxy pemegang saham, Anda harus memiliki salinan yang Anda kirimkan ke perusahaan. Anda juga harus memberikan salinan kepada proxy Anda untuk dibawa ke rapat pemegang saham. Ini memastikan bahwa mereka dapat mewakili Anda, memilih Anda dan bertindak sebagai Anda saat Anda tidak ada.