Risalah rapat adalah catatan tertulis tentang topik utama yang dibahas dan keputusan yang dibuat selama rapat. Pada rapat formal Direksi, Sekretaris Dewan biasanya bertanggung jawab untuk mencatat risalah rapat, yang kemudian dianggap sebagai dokumen hukum yang penting. Banyak rapat dimulai dengan review risalah rapat terakhir, yang ditempatkan di urutan teratas agenda rapat. Jika peserta rapat setuju bahwa risalah tersebut secara akurat mencerminkan apa yang terjadi selama rapat terakhir, maka risalah tersebut secara resmi disetujui pada rapat saat ini.
Seseorang yang bertanggung jawab untuk mencatat notulen rapat akan sering mencatat poin-poin penting yang terjadi selama rapat, seperti topik penting mana yang dibahas, pernyataan dan pertanyaan penting mana yang diajukan dan oleh siapa, dan item tindakan atau tugas apa yang muncul dari rapat dan kepada siapa mereka ditugaskan. Catatan-catatan ini, yang ditulis dengan singkatan, kemudian diketik menjadi dokumen formal, kadang-kadang oleh orang lain selain pencatat, dan dokumen itu disimpan sebagai catatan kemajuan rapat. Orang yang ditunjuk untuk membuat notulen kadang-kadang juga akan merekam pertemuan pada tape recorder sebagai pengganti atau sebagai tambahan untuk membuat catatan dengan tangan. Rekaman itu kemudian dapat dihubungkan ke Dictaphone untuk menyalin rekaman ke dalam dokumen notulen resmi.
Dokumen risalah rapat formal biasanya dimulai dengan menyebutkan nama perusahaan atau organisasi; tempat, waktu, dan tanggal rapat; dan daftar orang yang hadir untuk pertemuan (peserta). Selanjutnya, risalah harus menyatakan dalam bentuk paragraf atau butir-butir topik mana yang dibahas dalam rapat, ditulis dalam urutan pembahasannya. Ketika sebuah poin penting dibuat oleh seorang individu, nama pembicara itu harus dikaitkan dengan poin tersebut seperti yang dicatat dalam notulen. Parafrase poin pembicara umumnya dapat diterima dalam menit pengganti kutipan kata demi kata.
Karena tidak semua yang dikatakan selama rapat dapat atau harus dicantumkan dalam notulen, aturan praktis yang baik adalah memastikan bahwa setiap keputusan resmi yang dibuat dan resolusi yang disahkan oleh organisasi tetap menjadi prioritas tertinggi. Setiap laporan keuangan atau pernyataan yang disampaikan selama rapat, atau masalah hukum yang dibahas, juga harus dicantumkan dalam risalah rapat.