Nomor penggajian adalah bagian spesifik dari informasi yang digunakan dalam sistem penggajian perusahaan. Nomor tersebut memungkinkan perusahaan untuk melacak karyawan melalui penggunaan nomor tersebut daripada nama atau pengenal lainnya. Ini biasanya merupakan informasi internal yang dibuat perusahaan menggunakan perangkat lunak penggajiannya. Perusahaan dapat membuat kombinasi huruf dan angkanya sendiri atau mengizinkan perangkat lunak untuk membuat angka sendiri. Membuat nomor harus menyertakan angka yang memungkinkan perusahaan untuk membedakan antara karyawan berdasarkan nomor saja.
Sebagian besar layanan atau perangkat lunak penggajian memungkinkan perusahaan membuat nomor penggajian mereka sendiri untuk setiap karyawan. Karena fleksibilitas ini, perusahaan harus mempertimbangkan untuk menggunakan awalan deskriptif untuk setiap kelompok karyawan. Salah satu opsi, misalnya, adalah menggunakan tiga digit atau huruf untuk mendefinisikan departemen. Huruf ACC atau angka 200 dapat mewakili departemen akuntansi; PRO atau 300 mungkin departemen produksi. Subgrup mungkin juga ada dalam kategori ini jika perusahaan memutuskan untuk menggunakan nomor.
Setelah perusahaan memutuskan awalan nomor penggajian, nomor yang tersisa biasanya berurutan. Misalnya, ACC00001 mungkin menjadi titik awal untuk nomor penggajian di departemen akuntansi. Paruh terakhir dari nomor tersebut dapat berisi digit sebanyak yang diperlukan untuk mencakup semua karyawan di departemen. Setiap nomor untuk semua departemen biasanya memiliki kombinasi huruf dan angka yang sama. Memiliki ukuran kombinasi yang sama diperlukan untuk menghindari membingungkan sistem penggajian.
Departemen sumber daya manusia sering bertanggung jawab untuk membuat nomor ini. Dalam beberapa kasus, departemen sumber daya manusia mungkin memerlukan persetujuan dari pemilik atau manajemen eksekutif saat memberikan nomor. Hal ini memungkinkan pemilik dan eksekutif untuk memiliki suara dalam informasi yang ada dalam penggajian. Manajemen atas mungkin juga memiliki masukan tentang cara membuat angka atau menggunakannya di perusahaan. Persetujuan mungkin juga diperlukan jika perusahaan mendirikan departemen baru dalam sistem penggajian.
Perusahaan yang menggunakan layanan outsourcing penggajian mungkin tidak perlu membuat nomor penggajian. Perusahaan outsourcing akan melakukannya sendiri berdasarkan sistem penggajiannya. Perusahaan cukup memasukkan nomor penggajian yang sesuai dengan nomor penggajian perusahaan outsourcing. Layanan penggajian menangani sebagian besar tugas penggajian, memberi mereka kemampuan dan kebebasan untuk membuat nomor penggajian. Semua korespondensi dan informasi mengenai seorang karyawan biasanya memerlukan penggunaan nomor ini.