Untuk membuat kebijakan penyimpanan email, pertama-tama Anda harus menyatakan alasan Anda menulis kebijakan — untuk mematuhi persyaratan hukum, untuk menyimpan bukti dokumen bisnis, atau untuk memastikan informasi penting tidak hilang. Dokumen tersebut juga harus menjelaskan karyawan mana yang terpengaruh oleh kebijakan tersebut, dan jenis email mana yang disertakan. Anda juga harus memutuskan berapa lama email harus disimpan; Anda mungkin diwajibkan secara hukum untuk menyimpan email tertentu untuk jangka waktu tertentu. Menugaskan seorang karyawan untuk bertanggung jawab untuk memantau kebijakan dapat membantu memastikan bahwa kebijakan Anda diterapkan dengan benar.
Kebijakan retensi email adalah prosedur tertulis tentang bagaimana perusahaan ingin karyawannya menangani komunikasi email. Kebijakan retensi email biasanya menyatakan email mana yang harus disimpan oleh karyawan, untuk berapa lama, dan bagaimana cara menyimpan email. Di banyak yurisdiksi, ada persyaratan hukum untuk berapa lama komunikasi perusahaan — termasuk email — harus disimpan, jadi memiliki kebijakan penyimpanan email yang jelas adalah penting.
Saat menulis kebijakan Anda, jelaskan karyawan mana di perusahaan yang dicakup oleh kebijakan penyimpanan email. Bergantung pada tujuan penerapan kebijakan di tempat pertama, mungkin tidak berlaku untuk semua orang di organisasi Anda. Misalnya, karyawan gudang yang tidak berurusan dengan korespondensi elektronik mungkin tidak diharuskan untuk mematuhi kebijakan tersebut. Perwakilan layanan pelanggan, di sisi lain, mungkin diminta untuk menyimpan sebagian besar email mereka.
Jelaskan jenis korespondensi email yang termasuk dalam tata kelola kebijakan penyimpanan email. Misalnya, beberapa perusahaan menulis kebijakan penyimpanan email yang berkaitan dengan email yang berhubungan dengan masalah administrasi, fiskal, umum, dan sementara. Kebijakan perusahaan Anda mungkin secara khusus menangani email yang berhubungan dengan masalah yang memiliki persyaratan hukum. Email mana pun yang Anda pilih untuk dicakup dalam kebijakan ini, pastikan Anda jelas dan ringkas tentang pokok masalah.
Kebijakan tersebut juga harus menjelaskan berapa lama email harus disimpan dan bagaimana karyawan harus menyimpan email tersebut. Untuk kepatuhan catatan, Anda mungkin diwajibkan secara hukum untuk menyimpan korespondensi pelanggan selama periode lima tahun. Selain disimpan dalam arsip email di server Anda, undang-undang mungkin juga mengharuskan Anda mencetak email dan menyimpan salinan cetak di file pelanggan. Apa pun prosedur untuk menyimpan catatan ini, pastikan Anda mengejanya secara rinci saat Anda menulis kebijakan penyimpanan email.
Kebijakan penyimpanan email yang baik harus mencakup departemen atau jabatan karyawan yang bertanggung jawab untuk memantau persyaratan. Perusahaan Anda mungkin memiliki departemen kepatuhan atau karyawan yang bertanggung jawab untuk memastikan proses perusahaan sesuai dengan hukum. Ini mungkin orang yang bertanggung jawab untuk memantau dan menegakkan kebijakan penyimpanan email. Nyatakan dengan jelas siapa yang bertanggung jawab untuk mengelola kebijakan sehingga karyawan tahu siapa yang harus dihubungi jika mereka memiliki pertanyaan atau masalah.
Setelah membuat kebijakan, salah satu langkah terpenting adalah mensosialisasikannya. Suatu kebijakan tidak dapat dipatuhi jika karyawan yang harus menerapkannya tidak mengetahui keberadaannya. Anda mungkin ingin mengadakan pertemuan atau sesi pelatihan untuk karyawan yang terkena dampak juga. Ini memastikan bahwa mereka menerima informasi yang mereka butuhkan untuk mematuhi kebijakan penyimpanan email.