Hubungan majikan-karyawan dapat berakhir dengan lancar dengan kebijakan pesangon yang dibuat dengan hati-hati yang mendefinisikan standar dan harapan. Dalam membuat kebijakan pesangon, Anda mungkin ingin melakukan beberapa hal yang dapat meminimalkan eksposur perusahaan Anda terhadap tuntutan hukum dari karyawan yang tidak puas. Proses umum untuk membuat kebijakan pesangon meliputi: mengidentifikasi tujuan kebijakan, mengartikulasikan tujuan kebijakan, dan menulis kebijakan.
Tujuan dari kebijakan pesangon melibatkan pengidentifikasian kepentingan perusahaan dan karyawan. Secara umum, Anda ingin memastikan bahwa masalah hukum tercakup, meskipun tidak mungkin untuk mendefinisikan setiap pengecualian. Meskipun kebijakan pesangon biasanya didasarkan pada kebutuhan dan preferensi perusahaan, kebijakan tersebut tidak boleh diskriminatif. Kebijakan tersebut harus konsisten untuk memastikan perlakuan yang sama terhadap karyawan yang diberhentikan karena alasan apa pun.
Biasanya, kebijakan pesangon harus memenuhi tiga tujuan. Pertama, Anda ingin merinci posisi perusahaan dalam menawarkan paket pesangon dan mengapa memiliki kebijakan perusahaan diperlukan. Kedua, kebijakan tersebut harus menginformasikan karyawan tentang apa yang diharapkan dalam paket pesangon. Tujuan ketiga harus menguraikan siapa yang dicakup oleh kebijakan dan sejauh mana.
Setelah Anda mengidentifikasi maksud dan tujuan, Anda dapat mulai menulis kebijakan pesangon dengan kata-kata sederhana. Kebijakan tersebut adalah kerangka kerja tertulis yang memberi tahu karyawan tentang apa yang dapat mereka harapkan untuk diterima dalam paket pesangon. Kebijakan Anda mungkin perlu menyertakan pernyataan yang jelas tentang tujuan kebijakan untuk perusahaan dan karyawan yang terpengaruh. Selain itu, Anda dapat memiliki daftar formulir yang berlaku dalam kebijakan yang diharapkan ditandatangani oleh karyawan setelah menerima paket pesangon.
Manual penulisan kebijakan personalia dengan contoh kebijakan mungkin merupakan sumber yang baik untuk digunakan. Berhati-hatilah untuk tidak menyalin sampel kata demi kata, melainkan mengubah kebijakan untuk memenuhi kebutuhan dan tujuan spesifik perusahaan Anda. Contoh kebijakan dapat berfungsi sebagai dasar untuk menyusun kebijakan.
Pada titik ini, Anda mungkin ingin meminta nasihat dari pengacara hukum ketenagakerjaan. Dia dapat berkonsultasi tentang implikasi hukum dalam kebijakan yang dapat mempengaruhi perusahaan Anda atau karyawan. PHK massal perusahaan, penghentian sukarela atau tidak sukarela adalah skenario khas di mana paket pesangon ditawarkan. Seorang pengacara dapat membantu dengan kata-kata dari deskripsi ini ketika seorang karyawan akan atau tidak akan menerima pesangon.
Jika ini merupakan persyaratan di perusahaan Anda, dapatkan persetujuan manajemen senior sebelum kebijakan tersebut diterapkan. Setelah kebijakan tersebut disetujui oleh manajemen senior, bagikan kebijakan pesangon kepada karyawan. Anda dapat memperbarui buku pegangan karyawan, atau menjadikannya kebijakan yang berdiri sendiri. Dalam kedua kasus tersebut, Anda mungkin ingin menyertakan pernyataan tanda tangan di mana karyawan mengakui telah menerima kebijakan tersebut.