Rencana komunikasi bisnis mentransfer informasi dari satu individu atau kelompok ke yang lain. Meskipun definisinya terdengar sederhana, setiap jenis rencana memiliki tujuan khusus dalam bisnis dan mungkin tidak sering digunakan. Berbagai jenis rencana komunikasi bisnis bersifat internal, eksternal, dan krisis, dengan yang terakhir mungkin merupakan campuran dari dua yang pertama. Perusahaan menerapkan rencana ini sehingga ada aliran informasi yang konstan di antara semua pihak di dalam atau terkait dengan perusahaan. Banyak pengguna yang terlibat dengan pengiriman dan penerimaan komunikasi, membuat rencana ini sangat penting.
Rencana komunikasi bisnis internal mewakili pesan yang ditujukan hanya untuk para pemangku kepentingan di dalam bisnis. Ini sering kali adalah pemilik, manajer, dan karyawan. Berbagai jenis metode komunikasi dapat hadir dengan rencana ini, seperti telepon, email, konferensi, atau pertemuan tatap muka dan ulasan. Rencana komunikasi sering digunakan karena pemangku kepentingan menyampaikan pesan bolak-balik melalui sistem. Pengguna luar jarang aktif dalam rencana komunikasi ini karena isi pesan mungkin sangat rahasia dan berisi informasi bisnis yang sensitif.
Rencana komunikasi bisnis eksternal hanyalah kebalikan dari rencana di atas; pemangku kepentingan eksternal yang membutuhkan informasi menggunakannya. Meskipun mungkin terdengar bahwa rencana komunikasi bisnis internal dan eksternal terkadang membawa informasi yang sama, namun tidak selalu demikian. Misalnya, perusahaan publik seringkali memiliki individu atau kantor tertentu yang menangani semua komunikasi atau pesan eksternal. Ini memungkinkan front persatuan ketika perusahaan melalui periode bisnis yang sulit atau perlu mengirim pesan ke grup eksternal. Pemilik dan eksekutif seringkali sangat terlibat dengan rencana ini untuk memastikan tidak ada pesan atau nada negatif yang dikirim ke pemangku kepentingan luar.
Rencana komunikasi krisis adalah bentuk khusus yang hanya berfungsi selama krisis yang dialami oleh bisnis. Semua rencana komunikasi bisnis memiliki beberapa bentuk elemen krisis. Sebuah bisnis mungkin mengalami banyak krisis yang berbeda selama masa hidupnya, meskipun tidak semua situasi adalah krisis bagi semua perusahaan. Satu krisis internal, misalnya, mungkin tiba-tiba kekurangan sumber daya alam. Perusahaan kemudian perlu mengkomunikasikan kepada pemangku kepentingan internal bagaimana perusahaan dan elemen-elemennya akan menanggapi krisis ini dan mempertahankan operasi bisnis yang normal.
Memiliki rencana komunikasi bisnis krisis memungkinkan perusahaan untuk membuat saluran komunikasi campuran. Ini memastikan bahwa perusahaan dapat mengomunikasikan tanggapannya terhadap krisis kepada pemangku kepentingan internal dan eksternal secara efektif. Sekali lagi, ini memungkinkan front komunikasi bersatu dan menciptakan stabilitas selama masa sulit.