Profesional sumber daya manusia bertanggung jawab untuk membantu semua karyawan dalam suatu organisasi untuk merasa diterima dan termotivasi untuk melakukan pekerjaan terbaik mereka. Para profesional ini juga membantu mengembangkan dan mendidik pekerja tentang kebijakan mengenai kode etik dan tujuan budaya, prioritas dan nilai. Juga umum bagi profesional sumber daya manusia untuk berpartisipasi dalam proses perekrutan, mengumpulkan dan mengatur data karyawan dan melakukan negosiasi karyawan. Beberapa jenis perangkat lunak manajemen sumber daya manusia yang paling umum adalah program yang memungkinkan para profesional untuk melacak jam kerja karyawan untuk tujuan penggajian, untuk mengatur aplikasi dan kebutuhan atau permintaan khusus pekerja dan untuk melacak kinerja dan pengembangan karyawan. Beberapa jenis perangkat lunak manajemen sumber daya manusia adalah suite yang berisi banyak fungsi, dan program lain difokuskan pada operasi tertentu.
Ketika perangkat lunak manajemen sumber daya manusia digunakan untuk tujuan penggajian, perangkat lunak tersebut sering kali berisi antarmuka yang digunakan semua karyawan. Misalnya, satu model umum mungkin termasuk antarmuka di mana karyawan mencatat waktu ketika mereka mulai bekerja dan waktu ketika mereka pergi. Setelah mereka memasukkan informasi ini, itu diunggah ke database sumber daya manusia. Ketika tiba saatnya bagi profesional sumber daya manusia untuk menyerahkan data penggajian, mereka dapat mengakses informasi dari perangkat lunak atau mengunggah informasi dari database langsung ke departemen penggajian perusahaan.
Beberapa perangkat lunak manajemen sumber daya manusia digunakan untuk tujuan rekrutmen. Dalam beberapa kasus, para profesional mungkin memilih perangkat lunak yang menyertakan antarmuka pengguna online yang dapat digunakan kandidat pekerjaan untuk mengisi dan mengirimkan aplikasi yang diunggah langsung ke database sumber daya manusia. Banyak program memiliki fungsi di sisi sumber daya manusia yang memungkinkan para profesional untuk menyortir aplikasi berdasarkan posisi dan tingkat janji.
Dalam banyak kasus, profesional sumber daya manusia membutuhkan lebih dari sekadar aplikasi. Perangkat lunak ini juga memungkinkan pelamar untuk mengirimkan resume, surat lamaran dan surat referensi. Program juga memungkinkan kandidat untuk merekam kebutuhan khusus, seperti disabilitas, yang dapat direkam oleh profesional sumber daya manusia untuk referensi di masa mendatang.
Evaluasi karyawan adalah fungsi umum dari profesional sumber daya manusia. Mereka mungkin menggunakan perangkat lunak manajemen sumber daya manusia yang memungkinkan mereka untuk merekam semua data mengenai kinerja karyawan. Misalnya, setiap kali seorang pekerja ditegur karena keterlambatan, seorang profesional sumber daya manusia mungkin mencatat informasi ini dalam programnya. Demikian juga, dia mungkin juga mencatat semua penghargaan dan penghargaan yang diterima karyawan. Informasi ini mungkin berguna ketika karyawan siap untuk promosi atau kenaikan gaji.