Berbagai jenis alat manajemen tugas menggunakan pendekatan yang berbeda untuk waktu dan manajemen tugas yang efisien dan sukses di industri seperti teknik, teknologi, akuntansi, dan banyak lainnya. Alat terbaik menggunakan beberapa fungsi sederhana namun penting: tampilan real-time dari proyek atau tugas, kolaborasi mudah antara semua pihak terkait, pembaruan mudah, dan pelacakan sumber daya yang digunakan dan yang tersedia. Alat manajemen tugas juga harus menyediakan kemudahan akses, perampingan tugas, dan manajemen proyek multi-lokasi. Berbagai jenis alat dapat dibangun di sekitar tugas yang berbeda dan kebutuhan manajemen waktu dari industri tertentu atau di sekitar metodologi manajemen tugas itu sendiri.
Perusahaan dan usaha kecil harus mampu mengelola tim yang mungkin tersebar di seluruh dunia dan bekerja di zona waktu yang berbeda. Kemampuan alat manajemen tugas untuk memberikan tampilan waktu nyata dan terperinci dari semua aspek proyek tertentu atau serangkaian tugas sangat penting untuk keberhasilan bisnis. Misalnya, produsen sinar laser mungkin memiliki kantor utama yang berlokasi di Texas, perwakilan penjualan yang berlokasi di berbagai negara, dan fasilitas manufaktur di Taipei. Jika presiden atau bahkan karyawan paling junior memerlukan akses ke detail proyek tertentu, alat manajemen tugas online dapat menyediakan ini secara real-time.
Beberapa jenis alat manajemen tugas dirancang untuk fokus pada pemenuhan kebutuhan akan kolaborasi. Alat manajemen tugas ini memungkinkan pengguna untuk fokus dan mengelola tugas mereka sendiri dan akan menyimpan atau menyimpan semua dokumen terkait tugas, catatan rapat, dan diskusi grup dengan aman. Menyatukan sejumlah tugas ke dalam berbagai kelompok bersama dengan informasi dan dokumen terkait memungkinkan kolaborasi tim yang lebih efektif. Dalam konteks lingkungan bisnis global, kolaborasi tim waktu nyata antara semua pihak yang terlibat, terlepas dari lokasi fisik mereka, sangat penting dan memungkinkan perusahaan atau organisasi untuk menyelesaikan berbagai tugas proyek lebih cepat dan menghasilkan lebih banyak keuntungan.
Alat manajemen tugas juga dapat dibangun di sekitar pentingnya memberikan status tugas dan pembaruan proyek. Aplikasi ini dirancang untuk mengatasi kemajuan proyek atau serangkaian tugas tertentu. Beberapa anggota yang terlibat dalam proyek tertentu mungkin tidak terlibat dalam semua proyek di mana perusahaan atau organisasi bekerja. Jenis alat manajemen tugas ini memisahkan, mengatur, dan menginformasikan pihak-pihak terkait yang terlibat. Manajer proyek perlu diberi tahu tentang semua proyek di bawah pengawasan langsungnya, sementara pekerja tingkat bawah mungkin hanya memerlukan pembaruan status untuk proyek yang melibatkannya. Jenis alat manajemen tugas ini juga dapat secara otomatis memperbarui pihak terkait melalui email, teks, atau sarana komunikasi digital lainnya.