Kontrol kualitas sering mengacu pada manajemen proses manufaktur dan spesifikasi produk atau layanan. Sistem ini, bagaimanapun, umumnya memerlukan prosedur yang dapat diidentifikasi dan karyawan yang merencanakan dan memeriksa. Proses kontrol kualitas dengan demikian dapat mencakup seorang manajer yang mengawasi sistem, pernyataan kontrol kualitas yang merangkum tujuan produksi, dan prosedur inspeksi di berbagai titik manufaktur. Teknisi kontrol kualitas sering kali menjadi bagian dari proses ini untuk mengumpulkan data, dan daftar periksa sering kali menjadi dasar untuk inspeksi produk rutin.
Agar proses pengendalian kualitas berhasil, prosedur khusus sering kali perlu dilembagakan dengan manajer atau penyelia untuk mengawasinya. Orang ini mungkin sebagian besar bertanggung jawab untuk mengembangkan program kontrol kualitas dan juga memastikan harapan terpenuhi. Dalam banyak kasus, tujuan pengendalian kualitas adalah untuk memastikan semua bahan dan produk yang diserahkan untuk pengiriman sesuai dengan kontrak atau persyaratan pelanggan. Oleh karena itu, untuk mencapai hal ini, manajer kendali mutu sering kali memerlukan rencana fungsional untuk mengendalikan proses produksi, menentukan kapan dan jika proses gagal, dan merespons dengan tepat untuk memulihkan proses.
Di beberapa perusahaan, manajer mutu dapat bekerja untuk membuat dan menerapkan pernyataan kendali mutu. Jika pernyataan seperti itu sudah ada, manajer dapat dengan mudah memastikan prosedur memadai dan desain proses memenuhi spesifikasi produk. Seorang manajer produksi sering terlibat dengan penentuan tersebut. Proses kontrol kualitas, bagaimanapun, tidak terbatas pada fasilitas manufaktur. Laboratorium, pengaturan perawatan pasien dan layanan seperti transportasi umum dan pengolahan air limbah biasanya menerapkan prosedur pengendalian kualitas juga.
Pernyataan kontrol kualitas sering kali mengidentifikasi tujuan produksi dan memberikan dasar untuk pengukuran layanan dan produk. Dengan demikian, dokumen ini dapat menguraikan fasilitas perusahaan yang harus disertakan dalam proses pengendalian mutu. Fasilitas manufaktur, misalnya, mungkin mengharuskan semua peralatan pabrik dipelihara, instrumen dikalibrasi, dan karyawan dilatih secara berkelanjutan.
Setelah pernyataan kualitas selesai, prosedur kemudian dapat didefinisikan dan diimplementasikan. Untuk memastikan peralatan pabrik berfungsi dengan baik, proses kontrol kualitas mungkin melibatkan inspeksi mesin setiap hari untuk mencari bagian yang aus atau rusak. Pompa dan selang dapat diperiksa untuk kebocoran serta timbangan atau alat lain yang disesuaikan.
Selain inspeksi mesin, prosedur tersebut juga cenderung memberikan standar untuk pengujian produk atau layanan. Tergantung pada jenis pengendalian kualitas yang diterapkan, beberapa proses akan mencoba untuk mencegah kesalahan sementara yang lain akan mencoba untuk memperbaikinya. Dengan demikian, perencanaan pengendalian kualitas sering kali melihat pada pengembangan, produksi dan pengiriman barang.
Beberapa perusahaan menerapkan proses pengendalian kualitas pada ketiga tahap tersebut. Sebagai ilustrasi, barang sampel dapat diproduksi sebelum produksi sebenarnya. Selama waktu ini, desain produksi dapat disesuaikan untuk memperbaiki kesalahan atau pemeriksa kualitas dapat meninjau file teknis untuk memastikan proses berjalan seperti yang diharapkan. Setelah produksi massal dimulai, produk acak dapat diperiksa untuk jaminan kualitas. Pilihan lain adalah menunggu sampai semua produk diproduksi untuk tinjauan produk total. Banyak perusahaan juga menerapkan sistem pengembalian atau pertukaran produk setelah pengiriman pelanggan.
Di ketiga saat itu, teknisi kendali mutu sering bekerja bersama manajer dan inspektur. Orang ini kemungkinan besar akan mengambil sampel dan menguji produk sebelum memberikan informasi kepada inspektur. Pada gilirannya, inspektur dapat membandingkan data dan menentukan kapan dan di mana peningkatan kualitas diperlukan. Manajer kemudian kemungkinan akan menyetujui perubahan tersebut dan juga merampingkan proses untuk efisiensi biaya dan pengiriman produk yang tepat waktu.
Mengelola proses kontrol kualitas sering kali berarti menyeimbangkan standar produksi dengan inspeksi kontrol kualitas standar. Untuk tujuan inspeksi, perusahaan sering menggunakan daftar periksa kualitas di mana inspektur mencatat jumlah, penyebab, dan frekuensi kegagalan produk. Ini biasanya merupakan formulir atau kuesioner terstruktur yang dapat diadaptasi oleh banyak industri. Selain itu, daftar periksa dapat mengatasi masalah seperti tingkat bahan limbah yang tinggi dan produktivitas yang rendah. Daftar periksa juga dapat memberikan poin untuk ringkasan kendali mutu dan diskusi selama rapat tim.