Kantor paspor adalah kantor pemerintah yang menerima dan memproses aplikasi paspor. Prosesnya sedikit berbeda antar negara, tetapi secara umum aturan dan cara penerapannya sama. Di kantor paspor aplikasi, identifikasi dan biaya diterima, dan kemudian semuanya diverifikasi. Dalam waktu sekitar enam minggu paspor dikirimkan ke rumah pemohon.
Tujuan utama kantor paspor adalah untuk menerima aplikasi, dokumen, dan biaya pemrosesan. Prosedur dapat bervariasi antar negara dan bahkan antara berbagai jenis kantor di negara yang sama. Di Amerika Serikat ada dua jenis kantor paspor, termasuk kantor regional dan kantor penerimaan paspor.
Kantor regional adalah pusat besar yang terletak di sejumlah lokasi terbatas di seluruh AS dan dirancang untuk menyediakan layanan paspor lengkap. Ini termasuk pemrosesan dokumen yang sebenarnya. Orang-orang yang membutuhkan paspor dalam waktu kurang dari dua minggu, yang memiliki situasi yang tidak biasa atau penyimpangan dokumen harus pergi ke salah satu kantor ini. Di sana, staf memiliki pelatihan dan sumber daya khusus yang memungkinkan mereka menghadapi situasi rumit.
Ada juga ribuan kantor penerimaan paspor di seluruh negeri. Fasilitas ini digabung dengan kantor pemerintahan lainnya seperti perpustakaan dan kantor pos untuk memperlancar proses pengajuan paspor. Di kantor bersama ini, prosedur tipikalnya adalah pemohon menyerahkan semua dokumen kepada seseorang di kantor yang telah dilatih dalam menerima dokumen permohonan paspor. Kantor paspor jenis ini biasanya tidak lebih dari sekadar menerima dokumen, memeriksanya dengan daftar dokumen yang diperlukan, dan mengeluarkan tanda terima kepada pemohon. Pemrosesan dilakukan di kantor wilayah.
Di kantor paspor regional, dokumen diambil, aplikasi dan biaya diterima, dan semua dokumen diperiksa kelengkapannya. Orang yang memiliki masalah dengan dokumen dapat menjadwalkan janji temu dengan pekerja yang dapat membantu menyelesaikan berbagai masalah, termasuk dokumen yang hilang atau dokumentasi yang tidak biasa. Selama janji temu di kantor paspor, pemohon dibantu dalam menyelesaikan kesalahan atau kelalaian yang berpotensi mencegah penerbitan paspor. Kadang-kadang ini mengharuskan pemohon untuk pergi dan kembali dengan dokumen tertentu, tetapi seringkali masalahnya dapat ditangani langsung oleh agen paspor.
Setelah bagian awal proses selesai, petugas di kantor paspor daerah akan meninjau dokumen untuk memastikan kelengkapan dan keabsahannya. Setelah semuanya dipastikan beres, paspor akan dikeluarkan dan dikirimkan ke pemohon. Beberapa kantor regional juga dapat segera memberikan kartu paspor untuk memungkinkan perjalanan di negara tertentu dan dapat digunakan sebagai pengganti paspor.