Karena begitu banyak bisnis sekarang dilakukan melalui email, memahami etiket email bisnis sangat berharga. Beberapa panduan yang perlu diingat adalah untuk mengetahui audiens seseorang, menjaga komunikasi tetap singkat dan langsung ke intinya, dan menjaga email bisnis serupa dengan surat bisnis biasa. Dalam pedoman etiket email bisnis ini ada beberapa pengecualian.
Jika seseorang menanggapi permintaan pekerjaan, atau posting bisnis, pastikan untuk memastikan jika memungkinkan apakah seseorang dapat mengirim lampiran. Email bisnis sebagai tanggapan atas iklan pekerjaan pada dasarnya harus berupa surat lamaran. Sebagian besar iklan akan menyatakan apakah akan melampirkan resume atau memotong dan menempelkan resume. Beberapa perusahaan tidak akan membuka lampiran dan akan menghapus email dengan lampiran.
Juga, ketika lampiran dapat diterima, pastikan itu tidak terlalu panjang. Mengirim apa pun lebih dari 150rb dianggap sebagai pelanggaran besar terhadap etiket email bisnis dalam banyak kasus. Namun, proyek yang dikerjakan bersama oleh dua orang terkadang memerlukan grafik atau file proyek yang memakan lebih banyak ruang. Cukup pastikan apakah rekan bisnis ingin ini dikirim melalui email. Dia mungkin lebih suka salinan cakram surat siput untuk mengurangi berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk memuat email.
Etiket email bisnis menyarankan penggunaan formalitas dalam menyapa orang. Secara umum, sapa orang seperti yang akan dilakukan jika sedang berbicara dengan orang tersebut. Jika seseorang biasanya memanggil seseorang sebagai Tuan Brown, jangan memulai surat dengan menggunakan nama depan Tuan Brown. Jika seseorang biasanya memanggil Tuan Brown dengan nama depannya, etiket email bisnis memungkinkan untuk alamat yang tidak terlalu formal.
Di mana seseorang tidak terbiasa dengan status menikah seorang wanita, etiket email bisnis menyarankan istilah Ms. Pengecualian untuk ini adalah email ke dokter. Dalam hal ini menggunakan gelar resmi Dr.
Pastikan untuk menyertakan baris subjek tertentu mengenai isi email seseorang. Ini bisa berupa “Balas posting Pekerjaan #1351 di Daftar Craig,” atau “Mari kita bertemu minggu ini untuk mendiskusikan pilihan kita.” Pastikan subjek mencerminkan materi yang ingin disajikan.
Email bisnis tidak memerlukan tanda baca kreatif, wajah tersenyum, atau gaya lain yang mungkin muncul dalam email biasa di antara teman. Itu juga harus bebas dari singkatan obrolan. Dua rekan bisnis dekat mungkin menyertakan mereka dalam email mereka, tetapi umumnya formal lebih baik.
Untuk menghemat ruang, jangan mengutip semua materi yang dikirim oleh orang lain. Potong, tempel, dan kutip hanya sebagian kecil materi jika relevan. Jika materi tidak relevan, hapus materi yang dikutip sebelum membalas pesan. Selain itu, buatlah materi sendiri singkat dan to the point.
Etiket email bisnis lebih lanjut mengharuskan seseorang untuk berkomunikasi menggunakan tata bahasa yang baik, kalimat yang dibangun dengan baik, dan kata-kata yang dieja dengan benar. Jika seseorang tidak kuat dalam bidang ini, komunikasi dapat terlihat cukup bodoh dan membuat seseorang tampak kurang cerdas. Pastikan untuk mengeja dan memeriksa materi tata bahasa, dan kemudian membacanya lagi, dengan lantang, untuk memverifikasi bahwa itu masuk akal. Jika tata bahasa masih menjadi masalah, pertimbangkan kursus penulisan bisnis untuk membantu meningkatkan komunikasi tertulis.
Terakhir, jangan menambahkan rekan bisnis ke daftar lelucon seseorang. Ini jelas merupakan pelanggaran etika email bisnis. Jika seseorang bekerja dengan seseorang yang menyukai lelucon, mintalah email pribadi mereka untuk ditambahkan ke daftarnya. Selain itu, jangan pernah meneruskan surat berantai ke rekan bisnis. Jika seseorang menerima peringatan virus, periksa situs tipuan Internet sebelum mengirimkannya ke rekan bisnis. Sebagian besar peringatan virus yang dikirim melalui email adalah tipuan dan menyebabkan alarm yang tidak perlu, atau menghabiskan ruang di kotak surat yang seharusnya berorientasi bisnis.