Administrator kota adalah individu yang umumnya bertanggung jawab untuk mengawasi semua departemen kota atas nama dewan atau walikota. Administrator biasanya adalah posisi penuh waktu, bahkan jika walikota dan dewan dianggap sebagai pekerjaan paruh waktu. Administrator kota juga bertindak sebagai penghubung antara direktur departemen dan dewan, sehingga menyediakan hubungan langsung dan advokasi untuk kedua kelompok. Administrator kota mungkin juga bertanggung jawab langsung atas departemen keuangan di beberapa kota.
Salah satu tugas utama administrator kota, juga dikenal sebagai manajer kota, adalah memastikan semua departemen kota lainnya berfungsi seperti yang diharapkan. Administrator akan membantu berbagai kepala departemen tetap pada anggaran, membantu mereka menetapkan tujuan, dan memastikan semua departemen bekerja sebagai unit yang kohesif bagi warga atau penduduk kota. Administrator sering mengadakan pertemuan mingguan dengan departemen-departemen yang terlibat dalam pemerintahan kota.
Dalam banyak kasus, mereka yang memiliki kekhawatiran atau keberatan tentang cara kota menangani suatu masalah dapat mengajukan banding ke administrator kota. Tergantung pada hierarki di pemerintah kota, mungkin ada langkah-langkah sebelum mencapai administrator utama. Misalnya, beberapa kota mungkin memiliki asisten administrator kota. Apakah ada asisten administrator umumnya tergantung pada ukuran kota dan kesulitan yang dimiliki seseorang dalam menangani semua bidang pekerjaan.
Selain mengadakan pertemuan mingguan dengan direktur departemen dan bertindak sebagai jalan untuk menarik masyarakat, administrator kota juga biasanya akan mengambil peran proaktif dalam mengembangkan anggaran secara keseluruhan. Administrator kota sering bekerja sangat erat dengan direktur keuangan untuk meninjau jumlah, memproyeksikan pendapatan, dan menentukan apa yang kota mampu sebagai anggaran untuk tahun fiskal berikutnya. Dewan, tentu saja, memiliki keputusan akhir, tetapi administrator kota dan direktur keuangan dapat memiliki pengaruh yang signifikan terhadap keputusan tersebut.
Beberapa kota mengharapkan administrator kota mereka untuk menjadi anggota komunitas terkemuka yang sangat terlihat. Kota-kota lain lebih suka seseorang seperti walikota, atau bahkan mungkin anggota dewan sendiri, mengambil peran itu. Jika kota mengharapkan manajer untuk mempertahankan profil publik yang tinggi, ini kemungkinan akan melibatkan bekerja dengan media, serta bergabung dengan berbagai organisasi sosial dan klub di komunitas.
Selain tanggung jawab ini, administrator puncak di kota juga dapat memainkan peran kunci dalam masalah disiplin karyawan. Jika seorang karyawan mengajukan banding atas tindakan disipliner dari supervisor langsung atau direktur departemen, masalah tersebut kemungkinan akan ditinjau oleh administrator, yang dapat bertindak seperti mediator antara kedua pihak. Meskipun ini mungkin tidak memakan banyak waktu, ini masih merupakan tanggung jawab lain yang harus dihadapi oleh banyak administrator dari waktu ke waktu.