Peserta pelatihan penggajian adalah karyawan tingkat pemula yang menerima pelatihan di tempat kerja sebelum beralih ke posisi juru tulis penggajian permanen. Seperti pegawai yang sudah mapan, peserta pelatihan penggajian memproses pembayaran upah karyawan dan membuat pemotongan yang diperlukan untuk menutupi pajak dan biaya lainnya. Trainee biasanya bekerja di bawah pengawasan langsung juru tulis berpengalaman atau manajer departemen.
Biasanya, peserta pelatihan penggajian harus telah lulus dari sekolah menengah tetapi sebagian besar perusahaan tidak mengharapkan peserta pelatihan memiliki gelar sarjana karena pekerjaan juru tulis biasanya merupakan posisi tingkat awal. Trainee diperlihatkan cara membaca kartu waktu karyawan yang mencakup informasi seperti jam kerja karyawan. Undang-undang perburuhan di beberapa negara mengharuskan pemberi kerja untuk membayar uang ekstra atau lembur kepada karyawan yang jam kerja mingguannya melebihi waktu maksimum tertentu. Perusahaan menggunakan kode penggajian untuk membedakan jam kerja reguler dari waktu lembur, liburan, dan waktu sakit. Selama periode orientasi awal, peserta pelatihan diajarkan tentang berbagai kode penggajian dan cara memasukkan informasi ke dalam sistem dan perangkat lunak penggajian.
Di banyak negara, pemberi kerja diharuskan untuk memotong pajak dari gaji karyawan dan juru tulis penggajian dan peserta pelatihan bertanggung jawab untuk menghitung pemotongan wajib ini. Petugas menghitung upah tahunan karyawan dan menggunakan matriks tarif pajak untuk menentukan jumlah pajak yang harus dibayar setiap karyawan. Oleh karena itu, peserta pelatihan penggajian harus memiliki keterampilan matematika yang baik dan perhatian terhadap detail. Selain itu, pekerja di beberapa negara dapat memberikan kontribusi sebelum pajak ke rekening pensiun dan perawatan kesehatan di mana panitera dan peserta pelatihan harus memotong uang dari cek gaji dan membuat pengaturan untuk menyetorkan uang ke rekening yang sesuai.
Kadang-kadang, manajer departemen dan karyawan membuat kesalahan saat memasukkan informasi penggajian dan peserta pelatihan penggajian harus memeriksa keakuratan kartu waktu sebelum memproses pembayaran apa pun. Trainee sering kali harus menghubungi karyawan untuk menyelesaikan masalah yang terkait dengan kesalahan tersebut yang berarti bahwa trainee harus memiliki keterampilan administrasi dan interpersonal yang baik. Undang-undang di banyak negara mengharuskan pemberi kerja untuk menyimpan informasi penggajian dalam arsip selama beberapa tahun dan peserta pelatihan sering ditugaskan untuk mengajukan dokumen penggajian.
Setiap hari, peserta pelatihan penggajian bertanggung jawab atas jenis tugas dan tanggung jawab yang sama sebagai karyawan departemen penggajian permanen. Sementara juru tulis penggajian biasanya bertanggung jawab atas pekerjaan mereka sendiri, pekerjaan peserta pelatihan penggajian biasanya diperiksa oleh penyelia sebelum pembayaran upah diproses. Selain itu, peserta pelatihan sering kali harus menyelesaikan tes pada berbagai aspek pekerjaan mereka sebelum mereka dapat mulai menangani tugas yang lebih kompleks. Trainee yang membuat kesalahan minimal akhirnya bisa bekerja tanpa pengawasan langsung. Ketika ini terjadi, proses pelatihan biasanya berakhir dan peserta pelatihan menjadi juru tulis penggajian yang lengkap.