Seorang peserta pelatihan manajemen acara bekerja di bawah pengawasan seorang manajer acara untuk memastikan semua aspek acara yang direncanakan berjalan dengan lancar. Manajemen acara adalah istilah yang digunakan untuk menggambarkan tindakan perencanaan dan pelaksanaan acara, dan banyak sekolah menawarkan gelar dalam manajemen hotel dan perhotelan untuk melatih manajer acara. Trainee manajemen acara bekerja dengan manajer acara untuk mengoordinasikan tema, anggaran, makanan, tempat, musik, siaran pers, keamanan, dan banyak aspek logistik lainnya yang diperlukan saat menyelenggarakan acara.
Tema biasanya merupakan item pertama yang dibahas ketika manajer acara bekerja dengan klien. Memahami dengan tepat apa yang diinginkan klien membantu manajer acara dan peserta pelatihan manajer acara mengetahui dari mana harus memulai. Posisi peserta pelatihan sering kali melibatkan penelitian sejarah di balik tema untuk mencapai akurasi sejarah. Misalnya, pesta kostum Gone with the Wind harus menyertakan gaun sebelum perang dan bahkan mungkin makanan dan musik dari periode tersebut. Peserta pelatihan manajer acara meneliti item normal dari periode waktu itu dan memberi manajer acara rincian yang diperlukan untuk mengembangkan rencana.
Penganggaran adalah aspek penting lainnya dalam perencanaan acara. Setelah tema ditetapkan, manajer acara akan mendiskusikan ambang batas anggaran dengan klien untuk menentukan jumlah pengeluaran yang tersedia. Peserta pelatihan kemudian bertanggung jawab untuk meminta penawaran dari berbagai vendor, menggabungkan informasi dan memberikan laporan kepada manajer acara untuk ditinjau. Tergantung pada laporan akhir, negosiasi mungkin diperlukan untuk memastikan kebutuhan klien terpenuhi. Peserta pelatihan dapat duduk dalam negosiasi antara manajer acara dan vendor atau klien untuk mempelajari bagaimana seni negosiasi dilakukan.
Trainee manajemen acara terkadang dianggap sebagai “gopher” karena jumlah tugas menit terakhir yang diberikan. Saat hari acara semakin dekat, banyak kegiatan kecil seperti menelepon untuk mengonfirmasi pengiriman atau memverifikasi daftar RSVP jatuh ke tangan peserta pelatihan. Sesi umpan balik harian adalah hal biasa di mana manajer acara dan peserta pelatihan menjalankan daftar periksa untuk memastikan semua aspek ditangani tepat waktu.
Pada hari acara sebenarnya, peserta pelatihan manajemen acara biasanya ditugaskan untuk berkoordinasi di belakang layar dengan berbagai vendor. Hal-hal biasa seperti menjadwalkan zona parkir dan bongkar muat untuk vendor serta memastikan barang pesanan yang benar telah dikirimkan ke peserta pelatihan. Ketika acara telah dimulai, manajer acara dapat menjadi bagian dari perayaan dan peserta pelatihan akan terus memantau vendor untuk memastikan semuanya berjalan lancar.
Setelah acara selesai, manajer dan peserta pelatihan manajemen acara akan bekerja sama dengan vendor untuk memastikan tempat tersebut dibiarkan dalam kondisi bersih dan semua bahan dipindahkan. Pada hari-hari setelah acara, peserta pelatihan akan bekerja untuk mengembalikan barang yang disewa atau dipinjam dan menyiapkan laporan pengeluaran akhir. Manajer dan peserta pelatihan mendiskusikan masalah apa pun yang dihasilkan dan menentukan cara menanganinya ke depan. Setelah biaya akhir dibayar, peserta pelatihan membuat laporan acara dan melanjutkan ke acara berikutnya.