Spesialis fasilitas, terkadang juga disebut koordinator fasilitas, biasanya bekerja sebagai bagian dari tim yang bertanggung jawab atas berbagai tugas yang berkaitan dengan pemeliharaan gedung untuk suatu bisnis. Spesialis fasilitas dapat melaksanakan sejumlah tugas, termasuk operasi dan pengiriman surat, perencanaan konferensi, serta perbaikan dan pemeliharaan. Karyawan ini mungkin juga bertanggung jawab atas berbagai aspek keselamatan karyawan, termasuk mengoordinasikan tanggap darurat dan mendidik staf tentang praktik terbaik. Tergantung pada tingkat tanggung jawab, spesialis fasilitas juga dapat mengawasi anggota kelompok lainnya.
Spesialis fasilitas yang terutama bertanggung jawab untuk koordinasi surat atau pengiriman dan penerimaan dapat melaksanakan sejumlah tugas sehari-hari. Mereka dapat mengirimkan surat masuk ke karyawan dan mengoordinasikan surat keluar. Dalam beberapa kasus, deskripsi pekerjaan dapat mencakup pengembangan prosedur untuk menangani antar kantor dan surat pos, serta memberikan bantuan kepada karyawan yang perlu mengirim paket atau barang lainnya.
Jika perencanaan konferensi adalah fungsi utama dari spesialis fasilitas, tugas pekerjaan mungkin termasuk mengoordinasikan semua aspek rapat dan fungsi untuk kantor. Ini mungkin termasuk memesan katering dan perlengkapan bisnis, menjadwalkan ruang konferensi dan memesan peralatan yang dibutuhkan, dan membantu setiap peserta rapat di luar. Jenis pekerjaan fasilitas ini mungkin juga memerlukan koordinasi fungsi teknis atau audio/visual yang perlu dilakukan.
Melakukan perbaikan dan pemeliharaan gedung adalah tanggung jawab potensial lainnya bagi karyawan fasilitas. Pekerjaan itu mungkin mengharuskan seseorang untuk menanggapi permintaan secara langsung dan melakukan perbaikan. Ini mungkin juga melibatkan pengambilan permintaan karyawan dan mengarahkannya ke departemen lain atau vendor luar untuk diselesaikan. Memelihara database atau sistem pelacakan elektronik untuk mencatat jenis kegiatan ini juga dapat menjadi bagian dari posisi tersebut.
Spesialis fasilitas mungkin juga bertanggung jawab untuk mengembangkan dan memperbarui kebijakan keselamatan dan tanggap darurat karyawan. Mereka mungkin mengembangkan kebijakan khusus untuk evakuasi, memberikan pemberitahuan penutupan gedung, atau memberikan pertolongan pertama kepada karyawan yang terluka. Selain mengembangkan kebijakan, spesialis fasilitas juga dapat mengadakan pelatihan karyawan dan sesi informasi tentang kebijakan tersebut. Mereka juga dapat bertanggung jawab untuk memelihara peralatan bangunan seperti defibrillator darurat atau alat pemadam kebakaran dan menggantinya sesuai kebutuhan.
Dalam peran pengawasan, spesialis fasilitas mungkin bertanggung jawab untuk mengelola staf fasilitas lain dan mempekerjakan karyawan baru. Mereka mungkin merupakan kontak utama dalam tim fasilitas untuk karyawan perusahaan lainnya. Mereka juga dapat bertanggung jawab untuk mewakili kelompok fasilitas kepada personel tingkat senior.