Seorang spesialis entri data bertanggung jawab untuk menggunakan berbagai sistem perangkat keras dan perangkat lunak untuk memasukkan data ke dalam beberapa jenis sistem penyimpanan, biasanya database terkomputerisasi. Pekerjaan semacam ini membutuhkan perhatian yang sangat baik terhadap detail dan kemampuan untuk tetap fokus pada tugas mental yang berulang dalam jangka waktu yang lama. Beberapa dari karyawan ini bertanggung jawab untuk memasukkan informasi dasar, seperti nama dan alamat. Yang lain bekerja dengan informasi yang lebih rumit atau teknis, mulai dari diagram teknik hingga catatan medis. Dalam beberapa kasus, spesialis entri data mungkin juga bertanggung jawab untuk melakukan operasi lain pada kumpulan data yang dikumpulkan.
Biasanya, seseorang dalam posisi ini akan menghabiskan hari-harinya menggunakan komputer untuk memasukkan data ke dalam aplikasi perangkat lunak. Data ini mungkin dalam bentuk catatan fisik tertulis atau tercetak, yang harus diperhatikan untuk memastikan bahwa informasi tulisan tangan dimasukkan dengan benar. Dalam beberapa kasus, spesialis entri data mungkin bertanggung jawab untuk mentransfer data secara manual dari satu perangkat elektronik ke perangkat elektronik lainnya.
Bekerja sebagai spesialis entri data membutuhkan kecepatan dan akurasi mengetik yang sangat baik. Kemampuan untuk tetap fokus pada tugas entri data juga penting, karena setiap entri biasanya harus dimasukkan dengan hati-hati dan tepat. Alat perangkat lunak dapat memeriksa kesalahan ejaan dalam entri data tetapi tidak membantu saat memasukkan nama atau spesifikasi teknis, yang menuntut perhatian besar terhadap detail.
Jenis data spesifik yang dimanipulasi oleh pekerja entri data sangat bervariasi dari satu posisi ke posisi lainnya. Jenis pekerjaan entri data yang paling sederhana melibatkan hanya memasukkan informasi biasa, seperti catatan keuangan atau pasangan nama dan alamat. Jenis pekerjaan entri data ini umumnya tidak memerlukan keahlian khusus.
Varietas entri data lainnya berhubungan dengan informasi teknis. Dalam beberapa kasus, informasi teknis ini mungkin perlu dikodekan dan dimasukkan dengan cara yang sangat spesifik. Seorang spesialis entri data yang bekerja dengan catatan medis, misalnya, umumnya perlu mengetahui kode tagihan khusus yang digunakan oleh perusahaan asuransi atau sistem kesehatan tertentu. Spesialis yang dipekerjakan oleh perusahaan perangkat lunak atau rekayasa mungkin perlu dapat secara akurat memasukkan data yang mencakup terminologi rumit atau pengukuran yang harus dimasukkan dengan tepat.
Dalam beberapa kasus, spesialis entri data perlu melakukan operasi yang lebih rumit pada kumpulan data. Ini mungkin melibatkan penggunaan perangkat lunak database untuk menyortir dan mengurutkan informasi setelah dimasukkan. Dalam kasus lain, spesialis mungkin perlu mengekspor data dari satu aplikasi ke aplikasi lain atau menggabungkan data dari beberapa aplikasi berbeda.