Spesialis dokumentasi adalah seorang profesional yang tugas utamanya adalah membuat atau mengelola dokumen, atau keduanya. Ini dapat mencakup proses pendokumentasian, proyek dan prosedur menggunakan sejumlah media. Ini juga dapat mencakup pengumpulan dokumen dari sejumlah pemangku kepentingan dan menggabungkannya menjadi satu file atau dokumen yang dapat digunakan. Tujuan dari dokumentasi tersebut dapat berkisar dari kepentingan historis hingga pendirian praktik bisnis hingga persyaratan pemerintah.
Dalam banyak kasus, spesialis dokumentasi adalah orang yang benar-benar melakukan dokumentasi. Ini mungkin berarti menulis manual kebijakan dan prosedur berdasarkan praktik saat ini, atau mungkin berarti membuat manual pengguna yang mendokumentasikan bagaimana suatu produk harus digunakan atau dirakit. Ini juga bisa berarti membuat garis waktu tindakan dan komunikasi ketika suatu proses didikte oleh badan pengatur atau jika berpotensi melibatkan perselisihan atau tuntutan hukum. Ini mungkin juga berarti mendokumentasikan peristiwa dan kejadian untuk catatan sejarah.
Sebagai contoh, pertimbangkan sebuah perusahaan yang diharuskan mengambil langkah-langkah keselamatan khusus selama proses manufaktur. Spesialis dokumentasi dapat bertanggung jawab untuk mengawasi proses diselesaikan dengan benar dan kemudian membuat dokumen yang memberi tahu pekerja cara mereplikasi proses langkah demi langkah. Pekerjaan ini membantu dalam pelatihan dan juga membantu menunjukkan kepada badan pengatur bahwa perusahaan berusaha mengikuti prosedur yang benar.
Sehubungan dengan atau sebagai pengganti penulisan dokumen, spesialis dokumentasi mungkin bertanggung jawab untuk merekam peristiwa dan proses melalui fotografi diam atau video. Ini mungkin termasuk memotret mobil yang mengalami kecelakaan untuk tujuan mendokumentasikan kerusakan untuk klaim asuransi atau tuntutan hukum. Ini mungkin juga mencakup pembuatan film acara atau prosedur khusus sehingga dapat digambarkan secara akurat tanpa bergantung pada ingatan manusia.
Jenis lain dari spesialis dokumentasi adalah seseorang yang mengumpulkan dokumen yang diperlukan dari orang lain. Misalnya, jika perusahaan telah mencoba untuk mengumpulkan uang dari klien dan sedang mempertimbangkan tindakan hukum, spesialis dokumentasi mungkin diminta untuk menyusun kontrak pembelian asli, semua faktur yang berlaku, dan semua email atau komunikasi lain yang telah dikirim ke atau dipertukarkan. dengan klien yang bersangkutan. Jenis spesialis ini juga dapat membuat dokumen independen yang memberikan detail tambahan atau menjelaskan bagaimana dokumen tersebut diperoleh.
Penting untuk dicatat bahwa istilah tersebut tidak boleh disamakan dengan istilah spesialis dokumen. Spesialis dokumentasi membuat atau merakit dokumen untuk tujuan khusus melacak informasi atau membuktikan sesuatu. Spesialis dokumen adalah seseorang yang bekerja dengan dokumen yang ada dan dapat merujuk ke sejumlah besar pekerjaan mulai dari juru tulis di toko fotokopi hingga ahli tulisan tangan yang mengotentikasi dokumen bersejarah.