Sekretaris dapat memiliki berbagai tugas tergantung pada tempat kerja mereka, tetapi secara umum mereka bertanggung jawab untuk menjaga kantor berjalan lancar dengan melakukan campuran tugas administrasi dan manajemen tingkat rendah. Para profesional ini biasanya menjawab telepon dan korespondensi email dan mengelola sistem pengarsipan; mereka juga dapat menyortir surat, mengatur pertemuan, dan mengoordinasikan komunikasi antar kantor. Dalam kebanyakan kasus, pekerjaan itu dianggap sebagai “tingkat pemula”, yang berarti bahwa tidak ada keterampilan khusus atau kualifikasi pendidikan yang diperlukan untuk sukses. Sama saja, biasanya ada ruang untuk kemajuan. Orang-orang dengan banyak potensi atau pengalaman sering kali menemukan diri mereka dalam persaingan untuk pekerjaan yang semakin bergengsi dengan gaji yang semakin tinggi.
Pekerjaan asisten administrasi, juru tulis, dan asisten pribadi biasanya termasuk dalam payung ini. Semua posisi ini bersifat administratif dan biasanya berpusat pada dokumen dan manajemen dokumen elektronik. Satu-satunya pengecualian adalah “sekretaris” tingkat pemerintah atau pejabat lainnya, seperti Menteri Pertahanan atau Menteri Keuangan. Meskipun gelar-gelar ini mungkin menunjukkan fungsi tingkat rendah murni, pejabat dalam peran ini umumnya memiliki peringkat yang cukup tinggi dan biasanya tidak melakukan pekerjaan administratif atau administrasi sendiri.
Keterampilan Klerikal
Manajemen kantor adalah salah satu tugas kesekretariatan yang paling penting. Kategori pekerjaan ini bisa agak luas, tetapi hampir selalu melibatkan tugas administrasi dan administrasi. Sekretaris biasanya mengelola dokumen kantor, yang meliputi mengirim dan menerima surat, membuat dan mengatur sistem pengarsipan, dan mengelola korespondensi. Di sebagian besar pengaturan, keterampilan komputer dan pengolah kata sangat penting.
Menjawab panggilan telepon juga merupakan bagian penting dari pekerjaan di banyak tempat. Sekretaris sering kali menjadi orang pertama yang akan diajak bicara oleh klien dan pelanggan saat menelepon bisnis. Karena itu, sopan santun dan sikap sopan biasanya diperlukan. Profesional biasanya harus menunjukkan banyak kebijaksanaan saat menerima pesan, menahan penelepon, atau menjawab pertanyaan dasar.
Penjadwalan dan Kalender
Dalam banyak pengaturan, personel administrasi bertanggung jawab untuk mengelola kalender kantor serta kalender karyawan individu. Mereka sering bertanggung jawab untuk menjadwalkan pertemuan dan janji temu dan mengawasi konflik dan pemesanan ganda. Tugas ini terutama diucapkan di tempat-tempat seperti praktik medis di mana pasien terus-menerus meminta janji, tetapi dapat terjadi di mana saja karyawan tingkat yang lebih tinggi “dibutuhkan.” Bahkan jika itu hanya masalah menjadwalkan pertemuan makan siang atau mengatur reservasi makan malam, sekretaris biasanya adalah orang pertama yang dimintai bantuan oleh para eksekutif dan manajer.
Tugas Manajemen
Selain memiliki keterampilan klerikal, staf administrasi harus menjadi manajer waktu dan orang. Mereka harus mengantisipasi kebutuhan personel kantor, memecahkan masalah internal dengan cepat, dan bekerja secara efisien untuk mengoordinasikan dan menyatukan orang-orang yang berbeda. Keterampilan orang yang sangat baik sangat penting, terutama dalam hal mengelola eksekutif dan anggota staf penting lainnya. Banyak pekerjaan mungkin “di belakang layar” dengan sekretaris mengantisipasi kebutuhan dan tuntutan atasan mereka bahkan sebelum permintaan dibuat.
Posisi dalam Hirarki Staf
Di sebagian besar kantor, sekretaris dianggap tingkat rendah dan hampir selalu berada di posisi terbawah dalam urutan kekuasaan kantor. Mereka biasanya menjawab manajemen tingkat menengah dan senior, dan mereka biasanya harus membantu semua orang secara setara. Bisnis dan kantor besar sering kali memiliki seluruh kumpulan kesekretariatan, namun, dalam hal ini, sesuatu dari hierarki yang lebih bernuansa muncul. Dalam pengaturan ini, beberapa pekerja mungkin ditugaskan dengan pekerjaan kasar seperti mengajukan dan menjawab panggilan telepon, sementara yang lain dapat mengatur jadwal dan berinteraksi dengan staf berpangkat lebih tinggi. Kemajuan di kantor-kantor ini biasanya tergantung pada waktu dan pengalaman.
Beberapa pekerjaan paling bergengsi yang bisa didapatkan seorang sekretaris adalah dalam bidang personal assistance. Banyak eksekutif senior dan pemimpin perusahaan memiliki administrator berdedikasi yang seluruh kehidupan kerjanya dikhususkan untuk perawatan dan pengelolaan jadwal satu pemimpin. Jenis sekretaris ini biasanya harus bekerja berjam-jam dan menangani tuntutan dan permintaan yang terkadang tidak terduga, tetapi sering kali merupakan salah satu profesi dengan bayaran terbaik dan paling dihormati.
Persyaratan Pelatihan dan Sekolah
Pengusaha yang berbeda memiliki persyaratan yang berbeda tentang bagaimana sekretaris mereka dididik. Dalam beberapa kasus, hanya diperlukan ijazah sekolah menengah atas atau yang setara, sementara di kasus lain, sertifikasi atau gelar kesekretariatan yang sebenarnya lebih disukai. Community college dan sekolah kejuruan sering menawarkan program di mana siswa yang tertarik dapat mempelajari seluk beluk pengolah kata dan manajemen kantor. Mengambil kursus semacam ini sering kali merupakan ide yang baik bahkan jika itu tidak benar-benar diperlukan, karena dapat membantu aplikasi menonjol dan dapat memberi karyawan baru peningkatan dalam hal pengalaman.
Keadaan Khusus: Pejabat dan Sekretaris Pemerintah
Istilah “sekretaris” mungkin tidak selalu dikaitkan dengan administrator kantor. Dalam beberapa kasus, khususnya yang melibatkan pejabat tinggi pemerintah, penunjukan dapat digunakan dalam kapasitas kehormatan untuk menunjukkan pengelolaan sektor urusan yang luas. Pejabat yang mengepalai departemen atau mengawasi divisi utama pemerintah dapat menggunakan jabatan sekretaris, tetapi pekerjaan mereka tidak boleh disamakan dengan peran manajemen kantor yang lebih umum.