Apa yang Dilakukan Sekretaris dari Rumah?

Seorang sekretaris dari rumah melakukan berbagai tugas administratif untuk individu atau badan usaha lain. Beberapa perusahaan menawarkan layanan sekretaris dari rumah dan bisnis ini mempekerjakan sejumlah besar sekretaris atau administrator berpengalaman berdasarkan kontrak. Pekerjaan lain dari sekretaris rumah adalah wiraswasta yang tidak berafiliasi dengan perusahaan sekretaris.

Biasanya, seorang sekretaris dari rumah menjawab panggilan dan menangani masalah pelanggan atas nama klien. Klien mungkin meminta saluran telepon mereka diteruskan ke saluran telepon rumah sekretaris tetapi dalam kasus lain, klien memberikan nomor telepon sekretaris sendiri kepada pelanggan. Seperti asisten administrasi lainnya, sekretaris dari rumah harus menerima pesan dan meneruskan panggilan penting ke klien. Biasanya, klien berhubungan dengan sekretaris sepanjang hari dan memberikan instruksi kepada sekretaris yang merinci panggilan pelanggan mana yang harus diteruskan dan waktu kapan klien tidak dapat dihubungi.

Sekretaris berbasis rumah juga menerima dan menanggapi email atas nama klien. Seperti halnya panggilan telepon, email mendesak dapat diteruskan langsung ke klien sementara pesan yang kurang penting dapat disimpan dan dijawab di kemudian hari. Beberapa klien dapat mengatur panggilan konferensi dengan sekretaris mereka di mana klien akan mendiktekan email yang kemudian sekretaris harus buat dan kirim ke klien. Selain itu, sekretaris dari rumah mungkin juga harus menulis dan mengirim surat atas nama klien.

Beberapa usaha kecil juga memerlukan sekretaris untuk menangani tugas administrasi yang terkait dengan situs web perusahaan. Klien biasanya menyewa seorang programmer untuk mengatur situs tetapi sekretaris dapat diberikan informasi login dan diminta untuk memperbarui informasi situs web setiap hari atau setiap minggu. Ketika sebuah bisnis menyelenggarakan promosi, sekretaris mungkin harus menempatkan rincian promosi di situs web perusahaan serta menyusun dan mengirimkan email promosi.

Pemilik usaha kecil sering kali harus mengatur pertemuan tatap muka dengan klien untuk menegosiasikan kontrak penjualan dan layanan. Dalam banyak kasus, sekretaris berbasis rumah dapat mengatur pertemuan ini dengan berhubungan dengan mitra bisnis klien dan calon pelanggan. Biasanya, sekretaris memiliki akses ke kalender atau perencana online klien sehingga sekretaris dapat merekam detail pertemuan ini.

Kualifikasi untuk sekretaris dari rumah bervariasi berdasarkan kebutuhan klien. Umumnya, seorang sekretaris harus memiliki keterampilan mengetik dan layanan pelanggan yang baik. Beberapa perusahaan yang mengontrak sekretaris mengharuskan pekerja kontrak untuk menjalani semacam pelatihan kejuruan di perguruan tinggi atau sekolah pelatihan kesekretariatan. Klien yang berurusan dengan pelanggan luar negeri mungkin memerlukan pekerjaan dari sekretaris rumah untuk memiliki keterampilan bahasa kedua.