Petugas suplai adalah individu yang ditugasi dengan tanggung jawab untuk mengelola area suplai perusahaan dengan cara yang memastikan bahwa semua suplai penting yang diperlukan untuk kelanjutan operasi bisnis tersedia dalam jumlah yang cukup. Biasanya, petugas persediaan akan bekerja sama dengan supervisor departemen dan agen pembelian untuk menentukan jumlah item berbeda yang harus disimpan dan untuk mengembangkan kriteria pemesanan ulang berdasarkan pola penggunaan sebagai cara untuk menjaga persediaan persediaan dalam batas yang wajar. Untuk mencapai hal ini, petugas persediaan akan mengelola proses yang digunakan untuk mencairkan barang dari persediaan ruang persediaan, melakukan rekonsiliasi persediaan berkala untuk memastikan keakuratan catatan ruang persediaan, dan memulai permintaan ke agen pembelian yang pada gilirannya ditugaskan pesanan pembelian. nomor dan ditempatkan dengan vendor untuk pemenuhan pesanan.
Salah satu tugas utama juru tulis persediaan adalah memelihara catatan yang akurat tentang jenis dan jumlah barang yang disimpan di ruang persediaan. Dalam beberapa dekade terakhir, ini sering dikelola dengan beberapa jenis sistem pengarsipan manual yang memungkinkan untuk dengan cepat mengirim tanda terima barang yang baru diterima sementara juga memposting pengeluaran barang ke departemen yang berbeda. Sebagai bagian dari proses, individu yang berwenang dari departemen tersebut akan mengisi permintaan sederhana untuk suku cadang tertentu atau item lainnya, dengan mencatat departemen yang akan menerima barang tersebut. Petugas persediaan akan menggunakan permintaan tersebut untuk menarik item dan kuantitas dari inventaris dan mengirimkan item tersebut ke perwakilan departemen tersebut. Pada saat itu, formulir permintaan akan diperbarui dengan tanggal dan waktu pencairan, ditandatangani oleh perwakilan departemen, dan kemudian digunakan oleh petugas persediaan untuk mengurangi jumlah dan jenis barang tersebut dari catatan inventaris.
Petugas persediaan juga akan menggunakan salinan bill of lading dan daftar pengepakan untuk menerima barang masuk dan menambahkannya ke inventaris. Biasanya, barang akan diperiksa sebelum diterima, kemudian ditandatangani dan ditempatkan di lokasi tertentu di dalam ruang persediaan untuk penyimpanan. Penugasan lokasi tertentu memudahkan untuk mengambil barang kapan dan sesuai kebutuhan oleh departemen yang berbeda, dan juga meminimalkan kemungkinan kesalahan dalam hitungan unit.
Saat ini, teknologi memungkinkan petugas persediaan dengan cepat memasukkan pembaruan ke persediaan persediaan melalui database komputer. Basis data dapat diprogram untuk mengidentifikasi item apa pun yang mendekati unit minimum yang harus disimpan, memberikan petugas kemampuan untuk dengan cepat menyiapkan dan menyerahkan permintaan untuk pemesanan ulang. Penggunaan database suplai juga membantu tugas yang sedang berlangsung yang umum untuk banyak sistem suplai, yang dikenal sebagai jumlah siklus. Pada dasarnya, hitungan siklus adalah penghitungan fisik periodik dari semua item dalam inventaris, dan digunakan untuk mendamaikan setiap perbedaan yang mungkin ada antara catatan pasokan dan jumlah unit sebenarnya dari setiap item yang ditemukan dalam inventaris. Tugas ini memungkinkan untuk memungkinkan adanya perbedaan yang mungkin terjadi karena kesalahan dalam penghitungan atau suku cadang dan peralatan lain yang mungkin dinyatakan usang, dan membantu memastikan bahwa persediaan penting selalu tersedia saat dibutuhkan.