Perwakilan penagihan memelihara database pelanggan, mengeluarkan tagihan, dan menangani komunikasi yang terkait dengan masalah penagihan. Banyak utilitas, kantor medis, dan penyedia layanan serupa menggunakan perwakilan penagihan untuk mengelola sistem penagihan dan pembayaran mereka. Biasanya tidak ada persyaratan pendidikan khusus untuk pekerjaan ini di luar ijazah sekolah menengah, meskipun beberapa kantor mengharapkan pengalaman yang relevan dalam dukungan administrasi dan penagihan secara khusus. Peluang kerja dapat bervariasi, tergantung pada pengalaman, pelatihan, dan wilayah.
Ketika pelanggan atau klien baru tiba, perwakilan penagihan mendaftarkan mereka, mengumpulkan informasi dasar, mencatatnya, dan mencatat setiap masalah khusus. Ini dapat mencakup kelayakan untuk mendapatkan layanan melalui asuransi atau program pembayaran lainnya. Perwakilan penagihan dapat memberikan konseling, mengingatkan orang akan kewajiban mereka ketika mereka menerima produk dan layanan dan menawarkan saran untuk mengurangi pengeluaran. Misalnya, jika klien di kantor medis memiliki asuransi, perwakilan penagihan mungkin menyarankan untuk mendapatkan izin terlebih dahulu untuk prosedur atau perawatan tertentu.
Saat perusahaan menyediakan layanan, perwakilan penagihan membuat tagihan dan mengirimkannya ke pihak yang tepat. Ini mungkin perusahaan asuransi, lembaga pemerintah yang menyediakan layanan, pemberi kerja, atau entitas lain. Setiap sisa yang jatuh tempo pada tagihan adalah tanggung jawab klien. Perwakilan penagihan dapat mengerjakan rencana pembayaran dan tindakan lain untuk menangani tagihan besar dan tak terduga. Mereka menjaga akun klien dalam performa yang baik, dan menjaga komunikasi dengan klien yang memiliki saldo terutang untuk meningkatkan peluang mengumpulkan saldo secara penuh.
Pekerjaan ini dapat mencakup verifikasi asuransi, pemeriksaan untuk memastikan klien diasuransikan dan untuk menentukan sifat pertanggungan mereka. Perwakilan penagihan mungkin perlu memahami praktik pengkodean yang digunakan untuk mengidentifikasi layanan dan prosedur dengan penggunaan sistem standar. Dalam beberapa kasus, beberapa sistem dapat digunakan oleh perusahaan yang sama, tergantung ke mana tagihan pergi. Perusahaan asuransi mungkin memiliki kode sendiri, misalnya, yang harus dimasukkan dengan benar untuk menerima pembayaran.
Penagihan awal pada akun klien yang tampaknya menunggak mungkin menjadi tanggung jawab perwakilan penagihan. Ini dapat mencakup menetapkan informasi kontak yang benar, mengeluarkan permintaan pembayaran, dan memberikan informasi tentang metode pembayaran. Jika pelanggan tidak menanggapi upaya penagihan, perusahaan dapat menyerahkannya kepada pihak ketiga yang menggunakan praktik yang lebih agresif, dengan biaya tertentu. Dengan hanya berfokus pada penagihan, tidak seperti perwakilan penagihan yang menangani berbagai tugas, pihak ketiga mungkin dapat meningkatkan tingkat penagihan.