Perencana pertemuan menangani semua detail sebelum dan selama pertemuan bisnis atau konvensi. Perencana rapat memutuskan lokasi rapat dan membuat semua pemesanan. Mereka tidak hanya memesan ruang pertemuan, tetapi juga mengatur pembicara dan katering. Perencana harus memastikan semua peralatan audio visual dan komputer yang dibutuhkan ada di lokasi pertemuan tepat waktu dan berfungsi dengan baik. Seorang perencana pertemuan menghadiri pertemuan untuk menyapa peserta dan menangani masalah apa pun serta mendistribusikan dan mengumpulkan kartu komentar peserta.
Menindaklanjuti hasil rapat adalah bagian penting dari menjadi perencana rapat dan banyak perencana membagikan kartu komentar kepada peserta. Perencana yang baik selalu berusaha meningkatkan keterampilan mereka. Komentar dari peserta rapat dapat membantu perencana menemukan masalah yang tidak disadarinya sehingga semoga kesalahan yang sama tidak terulang di rapat mendatang.
Tujuan pertemuan harus diingat oleh seorang perencana saat ia membuat semua pengaturan untuk acara tersebut. Misalnya, jika rapat perusahaan diadakan untuk tujuan utama memperkenalkan produk perusahaan baru kepada manajer senior, perencana akan mencoba menemukan pembicara yang paling tahu tentang item tersebut. Tergantung pada produknya, ia juga dapat mengatur agar produk didistribusikan oleh asisten pada waktu yang tepat selama pertemuan. Pada acara tersebut, perencana pertemuan dapat memperkenalkan pembicara pada platform atau panggung.
Perencana pertemuan harus membuat semua pengaturan untuk acara sesuai dengan anggaran yang dialokasikan untuk mereka. Untuk menghindari pembatalan atau biaya lainnya, perencana pertemuan harus mahir dalam menyediakan waktu yang tepat untuk memesan ruang dan layanan. Dia juga harus memahami kontrak dan bagaimana memilih proposal terbaik dari proposal yang diajukan oleh beberapa perusahaan berbeda. Perencana pertemuan biasanya diharuskan memiliki setidaknya gelar sarjana.
Pendaftaran peserta ditangani dengan hati-hati oleh perencana pertemuan. Perencana rapat harus memastikan untuk memberi tahu peserta tentang jadwal rapat serta mengatur akomodasi dan transportasi bagi karyawan yang menghadiri rapat di luar kota. Perencana juga harus memastikan bahwa item informasi seperti brosur pameran dagang dicetak dengan benar dan dikirimkan tepat waktu.
Bepergian adalah bagian besar dari banyak karier perencana pertemuan. Kebanyakan perencana akan tinggal di hotel yang bagus, karena seminar perusahaan cenderung diadakan di lingkungan yang menarik. Namun, perencana harus yakin untuk memantau detail pengaturan serta acara yang direncanakan selama rapat dan mulai bekerja di pagi hari biasanya diperlukan. Seorang perencana rapat harus selalu mengingat hal terkecil sekalipun, seperti memastikan tag nama telah tiba tepat waktu dan akurat.