Perencana peralatan adalah karyawan yang memesan, menginventarisasi, dan mengelola semua jenis peralatan yang digunakan dalam bisnis. Perencana peralatan mungkin memiliki fokus yang luas, atau dia mungkin bekerja untuk industri tertentu; perencana peralatan medis, misalnya, akan bekerja secara eksklusif di lingkungan medis seperti rumah sakit atau pusat kesehatan. Perencana harus memiliki pengetahuan menyeluruh tentang jenis peralatan yang biasa digunakan dalam industri tertentu, dan dia perlu mengembangkan kontak dengan distributor dan produsen untuk menemukan harga, layanan, dan pilihan pengiriman terbaik.
Mengelola persediaan adalah tugas utama perencana peralatan. Dia harus melacak faktur untuk peralatan, memelihara file untuk setiap biaya yang dikeluarkan untuk perbaikan atau penggantian suku cadang, dan mengelola jadwal perawatan untuk semua mesin. Kemungkinan perencana peralatan perlu beroperasi dalam anggaran yang ditetapkan yang juga disetujui oleh manajemen perusahaan. Ini berarti dia harus memprioritaskan pembelian peralatan untuk memastikan bagian yang paling relevan dan perlu dibeli terlebih dahulu.
Perencana peralatan juga perlu meneliti berbagai opsi untuk pembelian peralatan guna memastikan peralatan terbaik untuk uang yang dibeli. Ini bisa menjadi proses yang sulit, terutama jika perencana tidak terbiasa dengan mesin atau peralatan yang digunakan dalam industri tertentu; majikan cenderung mempekerjakan perencana dengan beberapa keakraban industri untuk alasan ini. Perencana akan membuat akun dengan vendor atau produsen, dan dia bertanggung jawab untuk menjaga hubungan baik dengan vendor ini untuk pembelian di masa mendatang atau masalah garansi. Jika masalah dengan peralatan tertentu muncul, perencana akan bertanggung jawab untuk mengatur perawatan atau perbaikan mesin, atau untuk menangani masalah garansi langsung dari pabrikan.
Terkadang perencana peralatan perlu mengoordinasikan penempatan mesin atau pergerakan peralatan di seluruh gedung. Di rumah sakit, misalnya, sebuah peralatan mungkin dibutuhkan oleh lebih dari satu profesional medis sekaligus, di dua lokasi yang berbeda. Oleh karena itu, perencana peralatan perlu mengoordinasikan penempatan peralatan untuk mengakomodasi sebanyak mungkin profesional medis. Jadwal sering dibuat untuk mengelola tugas ini. Terkadang perencana akan bertanggung jawab untuk memindahkan peralatan secara fisik dari satu lokasi ke lokasi lain, sehingga tingkat kebugaran fisik yang wajar mungkin diperlukan.