Perencana konvensi adalah seseorang yang berspesialisasi dalam perencanaan dan pengorganisasian konvensi, mulai dari pertemuan dokter hingga konvensi buku komik. Perencana konvensi dapat bekerja untuk situs konvensi populer, menawarkan bantuan kepada orang yang memesan situs tersebut untuk tujuan mengadakan konvensi. Mereka juga dapat bekerja untuk perusahaan swasta, dan beberapa perencana konvensi berspesialisasi dalam jenis konvensi tertentu, menjadi orang yang tepat bagi orang-orang yang ingin konvensi berjalan dengan lancar dan menarik peserta.
Menyelenggarakan sebuah konvensi membutuhkan banyak usaha. Selain mengamankan tempat di mana konvensi akan diadakan, seorang perencana konvensi juga mengurus asuransi kewajiban, tenaga kerja untuk konvensi, dan objek serta dukungan khusus apa pun yang dibutuhkan oleh peserta konvensi. Perencana konvensi juga dapat memesan kamar suite di hotel lokal, mengoordinasikan transportasi ke dan dari bandara utama, dan mengatur akomodasi untuk pembicara tamu dan penerima kehormatan di konvensi. Layanan perencanaan juga mencakup membuat pengaturan untuk makan, mendapatkan izin jika diperlukan untuk konvensi, mengatur keamanan, dan mengurus layanan khusus seperti penitipan anak untuk peserta konvensi.
Selain berurusan dengan mur dan baut fisik konvensi, perencana konvensi juga menangani materi cetak untuk konvensi, mulai dari tanda untuk mengarahkan orang-orang di sekitar fasilitas hingga program konvensi yang dibagikan kepada orang-orang yang menghadiri konvensi. Perencana konvensi mengatur dan menerbitkan jadwal, buku pembicara dan tamu panel, dan menerima reservasi dari orang-orang yang berencana untuk menghadiri konvensi. Sistem reservasi termasuk sistem pelacakan untuk pembayaran dan sistem untuk menghasilkan nametag. Perencana konvensi juga mengumpulkan goody bag dan bahan lainnya untuk orang-orang yang menghadiri konvensi.
Pengorganisasian konvensi juga biasanya mencakup pemasaran dan komunikasi lainnya, yang meliputi surat, situs web, daftar email, dan pengaturan papan buletin untuk peserta yang ingin berjejaring sebelum konvensi. Perencana konvensi juga mengoordinasikan penerimaan benda-benda yang dikirim ke konvensi, seperti stan dan kios untuk lantai penjualan, buku oleh penulis yang berbicara di konvensi, dan sebagainya. Mengatur ruang konvensi juga merupakan bagian penting dari pekerjaan, dengan perencana konvensi menugaskan ruang pamer, menentukan panel dan acara mana yang harus pergi ke mana, dan memastikan bahwa peserta menuju ke tempat yang mereka tuju.
Seorang perencana konvensi biasanya dibantu oleh staf yang kepadanya berbagai tugas dapat didelegasikan, dan staf hadir setiap saat selama konvensi untuk menangani masalah yang muncul. Jenis pekerjaan ini membutuhkan keterampilan pengorganisasian dan orang yang sangat baik, dan kemampuan untuk menangani banyak tugas berbeda sekaligus. Pada hari tertentu, seorang perencana konvensi dapat berurusan dengan pembicara yang jengkel tentang akomodasi hotel, polisi setempat yang peduli dengan masalah parkir, vendor yang ingin berpindah tempat di lantai konvensi, dan berbagai macam masalah lainnya.