Pengarsip foto biasanya bertanggung jawab untuk mengatur sekelompok foto dengan cara yang komprehensif dan bermakna. Hal ini dapat dicapai dengan beberapa cara yang berbeda, dan dapat mencakup urutan kronologis dan pengaturan foto ke dalam kategori berdasarkan subjek atau fotografer. Setelah organisasi selesai, maka seorang arsiparis sering bertanggung jawab untuk memastikan bahwa makna dan tujuan dari berbagai gambar ditangkap melalui perakitan catatan dan notasi untuk setiap gambar. Pengarsip foto juga dapat bekerja dalam media digital, menggunakan foto digital dan file komputer untuk mengatur data dengan cara yang bermakna dan efektif.
Tugas dan tanggung jawab seorang arsiparis foto dapat sedikit berbeda, tergantung pada kebutuhan khusus dari organisasi tempatnya bekerja. Namun pada umumnya, pekerjaan seorang arsiparis seringkali diawali dengan mengumpulkan dan menata sejumlah foto yang menjadi bagian dari sebuah koleksi. Tugas awal ini bisa sangat rumit jika sebuah grup memiliki ribuan atau bahkan jutaan foto yang perlu diarsipkan dan dapat diakses.
Pengorganisasian yang tepat oleh seorang arsiparis foto sering kali melibatkan tidak hanya menyatukan berbagai foto tetapi juga menentukan cara terbaik untuk memesannya. Ini dapat bergantung pada cara organisasi menginginkan foto diarsipkan, meskipun urutan kronologis cukup umum. Namun, menentukan kronologi yang tepat untuk foto bisa jadi sulit, sehingga metode tambahan dapat digunakan. Foto dapat diatur berdasarkan subjek gambar atau orang yang mengambil foto, atau diurutkan berdasarkan beberapa kategori dengan tingkat kepentingan yang berbeda.
Setelah gambar diatur dengan baik, maka seorang pengarsip foto biasanya menetapkan arti atau tujuannya. Gambar yang dikumpulkan, misalnya, dapat disertai dengan notasi yang menunjukkan siapa yang mengambil setiap foto dan subjeknya masing-masing. Informasi tambahan dapat diberikan untuk memperluas ini, sering memberikan rincian tentang arti dari objek yang difoto atau tujuannya. Ini memastikan bahwa gambar dalam arsip tetap bermakna di masa mendatang.
Pengarsip foto juga dapat bekerja dengan foto digital, mengatur dan menambahkan notasi ke dalam media digital. Hal ini dapat dilakukan murni pada komputer, oleh seorang arsiparis menambahkan catatan ke file digital, mengatur gambar ke dalam berbagai sub-folder, dan menyimpan foto pada hard drive. Pengarsipan tersebut juga dapat melibatkan media eksternal, termasuk penggunaan perangkat penyimpanan tambahan atau disk media. Ini memastikan bahwa catatan gambar dan notasi disimpan oleh pengarsip foto baik dalam cadangan maupun sebagai aslinya.